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Seguro que a lo largo de vuestra trayectoria profesional os habéis encontrado ante la situación de implantar un proceso de trabajo que realizábais mediante papel y/o email a una herramienta informática y, lo más probable es que, a algunos de vosotros, os hayan surgido las siguientes dudas:
En esta tipología de proyecto…
¿Qué es lo primero que tengo que hacer?
¿Me dejaré algo en el tintero?
¿Cómo controlo que lo estoy haciendo bien?
Etc.

Pues bien, en este post os queremos ayudar a evitar los miles de impedimentos que se visualizan en la imagen anterior, explicando nuestro propio método de implantación informática: el método A3P, el cual, se compone de las siguientes fases:

– Análisis
– Prototipo
– Piloto
– Puesta en producción
Para ello, tomaremos como ejemplo el proceso de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) de un cliente que se realiza mediante papel y vía email, el cual se quiere implantar en nuestro software de gestión de la PRL.
Fase 1 Análisis:
En primer lugar, revisaremos el proceso de CAE del cliente y anotaremos cuantas dudas nos surjan con el objetivo de comentarlas con el mismo y así asegurarnos de que lo hemos entendido perfectamente.
Paralelamente, comprobaremos que, los pasos que se siguen en dicho procedimiento, encajan con los que se realizan en el programa.

Nota: en el caso de que algún paso no se realice exactamente de la misma forma, se debe explicar al cliente las diferentes alternativas que ofrece el sistema por tal de acordar cuál de ellas se adapta mejor a sus necesidades.

Fase 2 Prototipo:
Una vez realizado el análisis, continuaremos con la fase de prototipo.
En dicha fase introduciremos varios ejemplos en el software para verificar su correcta implantación en el mismo.
Para ello y, tomando como referencia el caso de CAE,  registraremos en el aplicativo diferentes empresas externas de prueba, la información a intercambiar y realizaremos el proceso de CAE de inicio a fin «poniéndonos la gorra» de nuestro cliente y de sus empresas externas.
Con este paso nos aseguraremos de que hemos interiorizado el procedimiento del cliente y, lo más importante, que no nos hemos dejado nada en el tintero.
A continuación, entra en escena la elaboración de los manuales de procesos y/o los vídeos  de guía que vamos a entregar tanto a nuestro cliente como a las empresas externas para que, ambos perfiles, puedan llevar a cabo el proceso de CAE de la mejor forma posible.
Nota: los manuales y vídeos tienen que ser muy didácticos para evitar tanto la resistencia al cambio del procedimiento anterior como las miles de llamadas que pueden surgir ante la existencia de dudas.
Fase 3 Piloto:
Los pilotos siguen siendo ejemplos como los prototipos pero ya haciendo partícipe de las pruebas tanto al cliente como a las empresas externas con las que se tienen que coordinar.
En este paso recomendamos al cliente seleccionar a varias empresas externas (conejillos de indias) con las que habitualmente desarrolla el proceso de CAE con normalidad para valorar cómo ejecutan la nueva metodología de trabajo.
Está claro que, en esta fase, debemos tener muy en cuenta las sensaciones del cliente y de sus empresas externas dado que, éste es el objetivo de la elaboración de los pilotos y, en este caso, porque ambas dos son nuestro cliente final.
Lo más probable es que, en esta fase, tengamos que aclarar/detallar algún aspecto del manual y/o vídeo, el cual, a priori, creíamos que se entendía perfectamente.
Fase 4 Puesta en producción:
La puesta en producción es la última fase del método A3P y como aspectos importantes tenemos que resaltar los siguientes:
– Es vital informar a todo el mundo que forma parte del proceso de los cambios, es decir, en este caso, resaltar los beneficios de la nueva metodología de trabajo, detallar la url a la cual se tienen que conectar las empresas externas para realizar la CAE, poner a disposición los manuales y vídeos que hemos comentado anteriormente, etc.
– Por tal de que el nuevo proceso no se alargue en el tiempo, es conveniente fijar a las empresas externas unos plazos de acceso a la plataforma para el intercambio de la documentación.
– Para una máxima participación de las empresas externas, es necesario detallar los datos y personas de contacto ante la existencia de posibles dudas y, si es posible, fijar unos días y horarios para dichas consultas dado que, de esta manera, se evitarán interrupciones durante toda la jornada laboral.
– Y por último, debemos tener mucha paciencia ? dado que lo natural es que exista una resistencia al cambio…
Esperamos que este método os sirva de ayuda y quedamos a vuestra disposición ante cualquier duda.
Prevencontrol

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