Gestión digital de la ISO 45001

Gestión digital ISO 45001
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En el mes de marzo de 2018 se publicó la norma ISO 45001 2018, que supone la anulación de la actual OHSAS 18001, por lo que las organizaciones certificadas disponen de un período de tres años, hasta el 12 de marzo de 2021, para realizar la transición. Por ese motivo, desde PrevenControl hace tiempo que estamos trabajando en la gestión digital de la ISO 45001 y ya es una realidad en el software Smart OSH y hoy iniciamos una serie de publicaciones relacionadas con este tema.

¿Por qué la gestión digital de la ISO 45001?

Si todavía no conoces los beneficios de la norma, pincha aquí. Si ya has leído la norma, vamos a ver cómo puede la gestión digital de la ISO 45001 ayudarte, analizando algunos puntos de la norma. Antes de continuar, te lanzamos las siguientes preguntas

  • ¿Crees que eres eficiente?
  • ¿Cuántas veces has perdido la trazabilidad de un documento?
  • ¿Cuánto tiempo pasa un proceso de cambio en “stand by” hasta que todas las partes interesadas lo aprueban?

Si te has hecho estas u otras preguntas similares o bien, quieres implementar una herramienta para la gestión de la norma, en el post de hoy podrás ver los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001

Liderazgo y participación de los trabajadores

La mejora forma de demostrar el liderazgo por parte de la dirección, es determinar unos objetivos en seguridad y salud en el trabajo (SST) y que estén alineados con la organización.

Con la gestión digital vamos a poder conseguir disponer de cuadros de mando que nos ayuden a gestionar los objetivos de SST, así como poder comunicar de una forma más efectiva la política de SST de la compañía y que además, sea visible en cualquier dispositivo que utilicen las personas (ya sea ordenador, tablet o móvil).

Fomentar la participación de los trabajadores a través de una app y que nos reporten en tiempo real, posibilita mayor rapidez y eficiencia en el proceso de gestión de la planificación, mantenimiento, controles…

Gestión digital ISO 45001
Con la gestión digital, podremos evidenciar registros de solicitud de EPIs, apoyarse en la participación del empleado in situ, mejorar tiempos en la gestión de tareas y cumplimentar cualquier tipo de cuestionario por ej. un control operacional o una auditoría) desde una app.

Planificación y evaluación del desempeño

La organización debe planificar acciones que le ayuden a abordar riesgos y oportunidades, requisitos legales (y otros requisitos) y responder ante situaciones de emergencia.

Con la gestión digital de la ISO 45001, podemos utilizar una app en el móvil para:

  1. Reportar riesgos y oportunidades en campo, así como incidentes y no conformidades y transferir la información en tiempo real a un software.
  2. Planificar acciones y asignarlas a responsables de una forma sencilla.
  3. Integrar las acciones y reportarlas vía teléfono móvil nuevamente.
  4. Evaluar el resultado y eficacia de las acciones
  5. Disponer de un circuito de firmas, que te permita centralizar la información en un solo documento digital.
  6. Cerrar las acciones con un solo “click” e informar a todas las partes interesadas.
Gestión digital ISO 45001 Actas vía email
La gestión digital permite recibir cualquier tipo de documentación vía email y tenerlo en la nube, garantizar siempre trabajar sobre el mismo documento, así como poder validarlo al momento.

Todo ello, siguiendo una trazabilidad y conservando toda la información en la nube, siendo un proceso “paperless” (es decir, sin necesidad de usar el papel) completo.

Gestión ISO 45001 Circuito de firmas
Ejemplo de un circuito de firmas para gestionar un documento. En este caso, las distintas personas firman y aceptan, disponiendo de un registro digital único que garantiza la seguridad del proceso.

Apoyo y operación

¿Sabemos los recursos que necesitamos en cada momento? Determinar las competencias necesarias para una persona, en función de su puesto de trabajo o los riesgos asociados; planificar acciones de toma de conciencia de forma automática; llevar a cabo comunicaciones de forma masiva por email, con acuses de recibo firmados en el ordenador o teléfono, son algunas de las bondades relacionadas con los recursos, competencia y toma de conciencia de la digitalización de la ISO 45001.

Gestión digital ISO 45001 firma
Poder firmar desde cualquier dispositivo mejora la eficiencia en los tiempos de operación.

Por último, poder llevar a cabo una planificación, implementación y control de los procesos del sistema, la digitalización tiene una solución a través de una herramienta que nos permita llevar a cabo la gestión del cambio: abrir nuevos procesos, planificar los cambios, desarrollarlos y ponerlos en funcionamiento, con la intervención de diferentes personas en distintos momentos del proceso, todo ello con avisos por email y la intervención sobre el mismo documento.

¿Qué te ha parecido? ¿Crees que podría serte útil? En las próximas semanas, iremos ampliando esta información con más publicaciones.

Prevencontrol

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