Buenas prácticas preventivas: la digitalización de la coordinación de actividades empresariales “alternativa”

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El auge de la “descentralización productiva” cambió por completo las estructuras empresariales hacia modelos horizontales. Este fenómeno vino incentivado por la externalización de las actividades propias. En consecuencia, hizo más compleja la gestión de la seguridad y salud de las empresas principales, ya que surgió la necesidad de regular la concurrencia entre las diferentes entidades.

Con la llegada de normativas más restrictivas, se responsabilizó a los empresarios anfitriones del cumplimiento de las obligaciones legales de sus contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo. Este es el inicio de la coordinación de actividades empresariales.

Hacia nuevas formas de hacer CAE…

La aparición de normativas más específicas posteriores a la LPRL 31/1995 provocó la aparición de nuevas formas de controlar el cumplimiento de contratistas y subcontratistas:

  • La coordinación de seguridad y salud, presente desde el RD 1627/1997, en el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
  • La homologación de proveedores, requisito indispensable de algunos sistemas de gestión.

Pero, cuando hacemos una coordinación de seguridad y salud o una homologación de proveedores, ¿no estamos haciendo una coordinación de actividades empresariales “alternativa”?

La respuesta es que sí. Cuando practicamos cualquiera de las dos modalidades, no dejamos de estar haciendo una CAE:

  • Solicitamos documentos.
  • Validamos lo que nos hacen llegar.
  • Entregamos aquella documentación relevante que concierne a nuestro centro de trabajo.

Si hacemos una CAE alternativa, ¿por qué no digitalizarla también?

La naturaleza de este tipo de coordinaciones es totalmente compatible con la gestión digitalizada desde un software PRL. No obstante, no todos cumplen los requisitos que se le pueden exigir para hacer frente a las particularidades que presentan.

¿Cuáles son los requisitos específicos que se deberán cumplir?

  1. Polivalencia. El aplicativo debe satisfacer la posibilidad de que una misma empresa intervenga tanto en una homogación de proveedores, como en una coordinación de seguridad y salud, y en una CAE tradicional. Resumiendo, no debe cambiar la consideración de la empresa sino el tipo de coordinación que hace en cada caso.
  2. Recuperación documental automática. ¿Quién no se encuentra que el proveedor que se debe homologar primero, posteriormente no actúa como subcontrata? Pues bien, los documentos se le deben solicitar una vez y poderse aprovechar para todo aquello que lo necesite sin necesidad de volver a pedirlo.
  3. Bidireccionalidad. Los documentos deben poderse solicitar, pero también enviar. A esto último, si se le suma la recuperación de documentos, se consigue automatizar los envíos sin que se requieran acciones adicionales.
  4. Automatización de envíos. ¿Qué ocurre si se actúa como contratista de los clientes? Esta opción evitaría ir cliente por cliente subiendo documentos y repitiendo acciones. Por supuesto, evitaríamos una pérdida de tiempo innecesaria.
  5. Selección de las peticiones. Solicitud o envío de los documentos según el tipo de trabajo que se desarrolla. Al homologar un proveedor, se homologa para un servicio concreto, por lo que se debe solicitar sólo aquello que concierne a la actividad que va a desarrollar.
  6. User friendly. El aplicativo debe ser fácil de usar y cómodo por lo que no debe tener acciones específicas para cada tipo de coordinación sino encontrar la estandarización en la gestión.

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