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Hoy hablaremos de las oficinas Open Space, pero antes debemos de hacer un poco de historia para saber cómo hemos llegado a este concepto de espacio de trabajo.

El mundo de la empresa ha tenido dos revoluciones que han afectado al sistema organizativo del trabajo:

  • La Revolución industrial de 1820-1840
  • La aparición del concepto de CALIDAD TOTAL de Deming en 1950

Y nos vamos a concentrar en cómo ha evolucionado la organización del trabajo a través de los cambios que la sociedad de consumo ha ido necesitando para la fabricación de productos de “buena calidad” que el consumidor quería comprar buenos, baratos y sin defectos.

La organización empezó por mejorar los sistemas de producción, donde el sr. Deming, estadístico de profesión, fue una parte muy importante.

“Todo proceso es variable. Cuanto menos variabilidad del mismo, mayor será la calidad del producto resultante” Deming

Con esta idea fue de los primeros en introducir sistemas estadísticos en el control de lo que se producía y prever las desviaciones que se estaban generando en un proceso para corregir lo antes posible, antes de que de generara material defectuoso (despilfarro, scrap). Apareció lo que se denominó el SPC (Stadistical Process Control).

Con este sistema se vió que los procesos no siempre son “perfectos” y facilitó analizarlos, para lo que aparecieron el sistema de evaluación de causas y efectos, véase ISHIKAWA o diagrama Causa-Efecto, o también el llamado diagrama de la cola de pescado. Conceptos que, por cierto, luego se han utilizado para el análisis de accidentes.

Aparecieron los “Grupos de mejora” que formados por personal experto de diferentes áreas de la empresa y a través de sesiones de brainstorming y reuniones de análisis pudieron identificar “a priori” aquellos elementos causantes de los errores que salían en el producto semielaborado o incluso en el producto final, a pesar de todos los controles que se ponían en las diferentes fases del proceso.

Posteriormente se mejoró el sistema del entorno del puesto de trabajo, aparecieron métodos como el de las 5 S, en el que se optimizaban las condiciones donde se desarrollaba el trabajo, eliminando lo innecesario pero manteniendo lo que si es importante para el operario, pero con la salvedad de que cada cosa debe tener su ubicación. No se podían tener tiempos perdidos buscando el utillaje de ajuste de la máquina que no estaba en su sitio.

La logística del suministro de componentes se mejoró con sistemas tipo Kanban y JIT (Just In Time), consiguiendo una reducción de tiempos de espera y acumulación de materiales innecesarios, con un valor añadido alto y la reducción de “cuellos de botella”.

Como pueden ver estamos hablando de mejoras del sistema organizativo de la producción. El objetivo o meta es la mejora del proceso productivo para obtener un mejor producto, sin fallos y con menor tiempo de fabricación.
Como resultado de la aplicación de todos estos conceptos y sistemas de trabajo se ha llegado a un punto en que podemos hablar de CERO DEFECTOS y servicio a medida de las demandas, trabajar contra pedido, cambiando de referencias según necesidades y eliminar lo que antes era normal: trabajar en lotes grandes para reducir los cambios y tener un proceso controlado cuanto más tiempo mejor y fabricar la mayor cantidad de pieza en el menor tiempo posible.
Hoy en día esto ha cambiado. Ahora se fabrica lo que pide el cliente, ni una pieza más y todas han de ser buenas.

Alguno pensará que estoy hablando de cosas imposibles. No, no, todo lo dicho se empezó en el sector del automóvil que en el mundo industrial es el sector que se ha desarrollado con mas apremio y el que ha aplicado con mayor severidad estos conceptos ya que es un sector en constante evolución y al que la sociedad demanda vehículos que dispongan de todas las comodidades, seguridad y la tecnología mas avanzada, pero al menor precio, claro.

Las empresas de otros sectores industriales vieron que también podían aplicar estos sistemas de trabajo a sus procesos y descubrieron los métodos LEAN, que recogen todos los sistemas de mejora de la productividad del trabajo anteriormente indicados y empezaron a aplicarlos.

Bien, por fin llegamos a que en en las empresas no sólo hablamos de producción, sino que hay personal administrativo al que también procedía mejorar su productividad, por lo que apareció la organización de las oficinas: trabajar en OPEN SPACE o espacios abiertos.

Open Space Office

Este tipo de oficina fue originalmente concebida en Hamburgo (Alemania), en los años 50, con el objetivo de facilitar la comunicación y el flujo de ideas. Aunque las consideraciones sobre este tipo de espacios han ido variado con los años, han renacido con fuerza con el cambio de las formas de trabajar.

En la primavera de 1982, los consultores Harrison Owen y David Belisle escribieron un documento sobre lo que llamaron “la transformación de la organización”. Se trataba de un sistema para realizar simposiums donde pudieran participar grandes números de personas, que llamaron OPEN SPACE TECHNOLOGY.

De esta idea de base apareció la aplicación de que puedan trabajar numerosas personas en un espacio reducido, aprovechando la superficie. Lo que se ha venido llamando el HOT DESKING, o los escritorios calientes, oficinas en las que no hay puestos asignados, las mesas no tienen dueño y no están ocupadas por las pertenencias o papeles de nadie.

Han pasado a mejor vida los despachos individuales, separaciones por tabiques de las secciones del personal por actividad. El Open Space tira elementos separadores y hace que todo el mundo esté en salas libres de obstáculos donde el personal esté más próximo, con lo que en un mismo espacio se puede optimizar el número de personas y dar cabida a mayor número de ocupantes.

No podemos seguir trabajando como se hacía hace dos o tres décadas, no resulta atractivo ni motiva al trabajador. Las empresas tienen el reto de crear espacios de trabajo donde se propicie y se potencie la creatividad y la innovación sea un hecho. Para la reflexión en grupo, un entorno más informal favorece el surgimiento de nuevas ideas.

No obstante, este tipo de organización del trabajo conlleva otros factores a tener en cuenta para adaptarnos la misma:

  • No hay obstáculos entre mesas que reduzcan los ruidos que generan los otros compañeros, por lo que el personal deberá reducir el tono de voz cuando hable por teléfono o entre compañeros, para no desconcentrar a los compañeros.
  • El orden y limpieza en el puesto de trabajo es importante, ya que en el Open Space ya no hay puestos fijos, y puede ocupar una mesa cualquier compañero que llegue antes que otro.
  • Cuando alguien necesite realizar una reunión, es preciso que se lleve a cabo en en habitáculos mas pequeños y cerrados para no interrumpir la concentración del resto. Para ello se dispondrá de minirecintos habilitados para reuniones.
  • En el caso de que se deban realizar trabajos que requieran una alta concentración, se debe disponer de habitáculos aislados o salas de concentración, en las que se debe seguir la norma de no molestar al que esté dentro, a no ser que se trate de una urgencia extrema.
  • Los sonidos alarmantes se deberán reducir, poniendo los teléfonos móviles en modo silencio o vibración para evitar sobresaltos y distracciones.

open-space

Podría decir más cosas de las oficinas abiertas pero como veis es un sistema de organización que según algunos estudios puede aportar una mejora en la productividad del personal administrativo de un 20%, siempre que se respeten unas pautas de actuación. No obstante, debemos pensar que estas pautas están directamente relacionadas con los hábitos y costumbres de las personas, que es lo que más cuesta cambiar, por lo que al implantar este tipo de oficinas hay que realizar un esfuerzo importante para cambiar la cultura del trabajo, y no es tarea sencilla.

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