Lean Safety: Uso del ritmo de producción como herramienta en SST

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Uno de los problemas más generalizados en la gestión de acciones correctoras y planes de acción es el cumplimiento de plazos.

Concretamente el problema es que las fechas límite de cierre se incumplen continuamente y si analizas un plan de acción determinado, lo habitual es que las fechas planificadas tiendan a ser todas en diciembre o finales de año fiscal.

No se si conocéis la Ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, que afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Es decir, que el tiempo que dura un trabajo se extiende hasta ocupar todo el disponible en su realización,  con lo que cuanto más tiempo tenemos más tardamos. No se si os suena de cuando estudiábamos:

Posiblemente esta ley contribuya a que se produzcan los citados incumplimientos y se concentren a final de año.

¿Cómo podemos resolver este problema?

En este caso nos podemos inspirar en el TAKT TIME, que es uno de los conceptos más usados y fundamentales de Lean Management.

¿Qué es el takt time?

En esencia se resume en averiguar la demanda de un producto o servicio y acompasar el ciclo de producción a esa demanda.

El takt time sería el tiempo entre la finalización de dos unidades de ese producto o servicio. En una cadena de montaje, sería el tiempo entre el que se termina un vehículo (o una parte del mismo) y se finaliza el siguiente, o en una consultoría sería el tiempo entre el que se termina un informe y se termina el siguiente informe, por ejemplo.

Veámoslo con un ejemplo:

Imaginemos que estamos en la empresa de servicios de mantenimiento eléctrico ELECNORTE, en la que el Servicio de Prevención Propio dispone de una base de datos de acciones correctoras en un excel. A través de ese excel el SPP gestiona un total de 1000 acciones correctoras  que provienen de varias fuentes (evaluaciones de riesgo, auditorías, accidentes de trabajo…).

La gestión del excel requiere que el SPP establezca responsables de la ejecución de las acciones y fechas planificadas de cierre (junto con los departamentos interesados), con lo que pueden filtrar estas acciones por responsable o departamento y por fecha prevista (por mes, por semana, etc.).

Si el SPP de ELECNORTE completara también en el excel las fechas reales en las que se cierra cada acción, podrían hacer un  Gap analisis de acciones planificadas frente a cerradas periodo a periodo.

Figura 1: Imagen de Software SmartOSH

Este es el aspecto que tendría su análisis semanal. En el gráfico se ve la diferencia entre lo que planifican y lo que realmente resuelven cada semana y también la acumulación de acciones a final de año debido a que planifican sin saber realmente la capacidad que tienen para resolver las acciones.

Con la aplicación del concepto de Takt, pretendemos que este gráfico tenga más o menos este aspecto:

Figura 2: Imagen Software SmartOSH

Después de aplicar takt en un entorno donde las capacidades se mantienen constantes durante todo el año (hemos aplanado la cantidad de acciones que planificamos resolver cada semana y también la resolución real se mantiene bastante más estable).

Figura 3: Imagen Software Smart OSH

Después de aplicar takt en un entorno estacional (vacaciones en verano, semana santa y navidad), donde nuestra capacidad de resolución varía a lo largo del año (hemos adaptado las acciones planificadas cada semana a la variación de capacidad que tenemos debido a las vacaciones).

¿Cómo aplicar el takt a su plan de acción?

En un entorno habitual, el esfuerzo o capacidad para acabar una unidad es siempre la misma, por lo que para establecer el tiempo de cada unidad basta con saber la demanda de ese producto y dividirlo entre nuestra capacidad. El siguiente paso sería establecer objetivos y seguirlos.

En el caso de las acciones correctoras de ELECNORTE, su demanda es cerrar el máximo de acciones que su capacidad les permita, por lo que tienen la dificultad añadida de que cada unidad (cerrar una acción correctora), exige un esfuerzo diferente. Conclusión: este método estándar de establecer el ritmo no les sirve.

Como no saben el esfuerzo que requiere cada acción y por lo tanto no saben cuantas acciones máximas pueden realizar en el periodo (año fiscal), deciden hacer el proceso al revés: establecen objetivos de cumplimiento de capacidad máxima (es decir, cerrar el máximo que un responsable o departamento pueda).

Para que la metodología funcione establecen dos ciclos de seguimiento y dos objetivos:

  1. Un ciclo de seguimiento corto (semanal, quincenal o mensual) y un objetivo de cierre del 100% de lo planificado en el periodo (por lo tanto el cumplimiento depende de que no se planifique más de lo que su capacidad les permite).
  2. Un ciclo de seguimiento largo (anual) y un objetivo de cierre ambicioso (80% de acciones del plan por ejemplo). El cumplimiento de este objetivo depende de que intenten cerrar el máximo de acciones que su capacidad les permita.

También deciden establecer un seguimiento y una exigencia de cumplimiento estricta, porque el resultado esperado es el siguiente:

  • Los responsables de acciones programan la resolución de las que les tocan con una fiabilidad mucho mayor, ya que programan a corto plazo.
  • El esfuerzo en la resolución de acciones tiende a distribuirse durante el ejercicio anual en lugar de amontonarse a finales de ejercicio.
  • La resolución de acciones se mantiene al máximo de capacidad teniendo en cuenta los recursos disponibles en cada periodo.
  • La presión se mantiene constante. “Aprieta pero no ahoga”
  • Como hay un objetivo a muy a corto plazo exigente, los responsables de las acciones tienden a no delegarlas, si no a resolverlas ellos o su equipo directamente, con lo que tenemos integración.
  • Los trabajadores notan ese esfuerzo constante en seguridad, y eso redunda en un ambiente en el que resolver acciones derivadas de riesgos se percibe como algo esperable de la organización.

La aplicación SmartOSH de PrevenControl, dispone de un módulo de definición de y gestión de KPIs con un Dashboard editable, completamente capaz de ofrecer gráficas como las que hemos usado en los ejemplos y por lo tanto preparado para apoyar una implantación de takt de acciones correctoras.

Si te interesa saber más de cómo el Lean Management se puede aplicar a tus procesos de SST, no dudes en contactar con nosotros.

Prevencontrol

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