Lean 5s: aplicando el orden y la limpieza en el día a día

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Uno de los problemas al que nos enfrentamos en el trabajo cotidiano es la falta de orden y limpieza en el mismo, independientemente del sector: apilamientos de material excesivos o en emplazamientos inadecuados en construcción, material en stock y de residuo descontrolado en industria o papeles e incluso archivos descontrolados en oficinas son ejemplos comunes de falta de orden que genera graves costes en cualquier organización.

Ya conocemos las ventajas de aplicar las 5s, ventajas que son tangibles si se estandarizan y mantienen en el tiempo. Es muy frecuente hacer Campaña de limpieza con resultados inmediatos que en pocos días comienzan a diluirse, siendo evitable si se aplica el ciclo:

1. SEIRI

Comenzamos por Seleccionar, es decir, retirar todo aquello que no es necesario y no aporta valor. Entre los elementos no necesarios se encuentran todos aquellos que están obsoletos, en mal estado o que, simplemente, no son necesarios (incluso fuera del entorno laboral, cuántos objetos tenemos guardados en nuestra casa ocupando espacio necesario “por si algún día lo necesito?”. Y cuántos de ellos cuando los has necesitado, lo has comprado porque ni te acordabas que lo tenías o porque se ha quedado obsoleto?); un ejemplo clásico es la máquina averiada ocupando espacio. No es recomendable retirar todo sin contemplación, hay elementos que son claramente inútiles y otros muchos que es preferible dejar en cuarentena. En cuarentena depositaremos todo objeto que, de modo razonable, pueda ser necesario con el paso del tiempo.

2. SEITON

Tener en el lugar de trabajo sólo lo que necesitamos es poco operativo si no lo tenemos localizado y Ordenado. El objetivo es organizar de forma que se tarde menos de 30 segundos en localizar cualquier cosa. Para ello es necesario responder a las preguntas: Qué? Dónde? y Cuántos? Para ello necesitaremos establecer reglas y cumplirlas. Un ejemplo es la organización de documentos en nuestros ordenadores; sin un criterio definido de organización de carpetas y unas reglas claras las consecuencias habituales son bien cantidades ingentes de carpetas en las que es difícil encontrar cualquier documento, bien densos árboles de subcarpetas en las que es fácil perderse, bien imposibilidad de localizar determinados documentos por inadecuado criterio en su organización.

3. SEISO

Estamos en el punto de implantación efectiva; es decir, Limpiar. Es conveniente eliminar el concepto de limpieza como actividad externa al proceso. El principio de “no es más limpio el que más limpia sino el que menos ensucia” cobra en éste punto vital importancia. Se han de definir los métodos de limpieza, los responsables y su frecuencia de ejecución.

4. SEIKETSU

Una vez conseguida la limpieza, es necesario Estandarizar la misma; sin estandarización no es viable conseguir que la limpieza se ejecute de forma regular. Se torna necesario desarrollar procedimientos o actividades tanto para evitar ensuciar como para, cuando es imposible no ensuciar, determinar quién y cuándo ha de limpiar.

5. SHITSUKE

La forma de mantener la limpieza en el tiempo es con Seguimiento. Es el momento de controlar la implementación efectiva de las 5s. Para ello verificaremos los resultados obtenidos y, de forma continua, buscaremos oportunidades de mejora.

Aplicando Campañas de Limpieza quedaremos en el mejor de los casos a la tercera S. Para conseguir una implantación eficaz y eficiente de las 5s es necesario introducir todo el proceso productivo en el ciclo de mejora; para ello es necesario comenzar con la implicación de todo el personal; aspecto sencillo si se explican y demuestran las ventajas de su implementación.

De hecho la mejor forma de garantizar el éxito de la implementación es comenzar por la formación y capacitación de toda la compañía, inicialmente personal directivo y extendiéndola a todo el personal. No son pocos los beneficios de implementar las 5s, pero es necesario explicarlos y hacerlos visibles a todos los trabajadores para conseguir su implicación, así como proporcionarles las herramientas necesarias. Toda visión de proyecto Lean ha de contar tanto con habilidades como incentivos y recursos para, con la planificación adecuada llegar al éxito; lo que requiere la participación de todos.

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