Las principales claves para el éxito en la digitalización de permisos de trabajo especial

El tiempo estimado de lectura es de 5 minutos

En un anterior post os explicábamos los beneficios, valores y la importancia de la digitalización de los permisos de trabajo, así como las herramientas que permiten ese proceso.

Pero la solución informática no lo es todo. Se requiere de un paso previo que es la definición e implantación de esa digitalización.

Si bien es cierto que las soluciones informáticas específicas nos ofrecen muchas facilidades, también es verdad que sin esos pasos previos la digitalización puede llegar a fracasar o a no llevarse a cabo de forma correcta.

En este post os explicaremos las principales claves de este proceso, en base a nuestra experiencia como consultores en la materia.

Principales barreras

Las principales barreras a las que nos enfrentamos en el proceso de digitalización son:

  • Falta de cultura preventiva dentro de la organización
  • Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización
  • Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo
  • Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo
  • Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial
  • La implicación del personal en la implantación y su aceptación
  • La usabilidad de la solución y la  formación de usuarios

Falta de cultura preventiva.

Una adecuada cultura preventiva dentro de la organización es el punto de partida para cualquier acción en materia de seguridad y salud en el trabajo. Y los permisos de trabajo especial no son ninguna excepción.

Este punto es importante no solo para la digitalización del proceso, sino también para la correcta gestión de los permisos de trabajo en general, mediante el sistema que sea.

Si los actores participantes en un permiso de trabajo no conscientes de la necesidad, uso y criterios de un permiso de trabajo, resulta difícil elaborarlo e implantarlo.

Por tanto es importante que antes de emprender cualquier proceso que implique el criterio del personal debemos analizar el nivel de madurez preventiva de la organización, y en caso de que no sea muy profundo, acompañar el proceso con un miniproyecto de gestión del cambio

Falta de cultura de reporte

Aunque la organización goce de buena cultura preventiva, y el personal sea consciente de la necesidad y la correcta gestión de los permisos de trabajo, eso no es suficiente.

Si el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo carece del hábito de registrar y reportar la información correspondiente cualquier sistema basado en ello, como la gestión de permisos de trabajo, puede hacer aguas.

Antes de iniciar cualquier proceso que implique la participación activa del personal debemos haber fomentado previamente esa participación.

Indefinición de actores

Ya sea en digital como en papel, es imprescindible conocer qué actores van a participar en cada una de las fases de un permiso de trabajo.

Deben quedar claros sus roles y su nivel de participación, hasta donde deben llegar y cual es su responsabilidad.

Si previamente no se han definido esos actores y roles, la digitalización de los permisos de trabajo tendrá pocas posibilidades de éxito, porque la propia gestión de los permisos de trabajo en formato tradicional seguramente ya ha fracasado. Por lo que es importante tener bien definidos los actores participantes de los permisos de trabajo especial y sus roles.

Falta de concreción de flujo

Si se debe tener claros los actores y sus roles, también es imprescindible tener claro cual va a ser flujo de información y trabajo de un permiso de trabajo.

Si no se tiene un procedimiento bien estructurado que marque concretamente cual debe ser el flujo del permiso de trabajo, resulta difícil su correcta digitalización.

En los casos, que aun teniendo claro el flujo, éste debe sufrir modificaciones y ajustes para que se adapte al funcionamiento en digital.

Aquello de “el papel lo soporta todo” es una máxima que hay que desbancar a la hora de digitalizar cualquier proceso documentado. Y se hace necesaria una reingeniería del proceso para su adaptación al funcionamiento en formato digital.

Por lo que es altamente recomendable establecer e implantar un correcto flujo de trabajo para los permisos, si no el proceso de reingeniería posterior puede complicarse mucho más.

No homogeneización de tipos de permisos

Hay diferentes tipos de trabajos especiales y en muchos casos las organizaciones han optado por desarrollar documentos plantillas completamente diferentes para cada tipo de trabajo.

Esto, que en el mundo de “el papel lo soporta todo”, puede no suponer más importancia, en el mundo digital puede suponer una gran complicación añadida a la hora de poder gestionar cualquier tipo de permiso de trabajo.

Siempre que se pueda, es recomendable uniformizar los diferentes tipos de permisos de trabajo a un formato o estructura común. Y que, si es necesario, admita las particularidades de cada tipo de trabajo especial.

Si conseguimos agrupar esa dispersión de tipos de formatos a uno común, no solo el proceso de digitalización se simplificará en gran medida, sino que se conseguirá una gestión posterior mucho más homogénea y ágil, y una mejor explotación de datos.

La implicación del personal

Como ya vamos viendo, la digitalización de los permisos de trabajo es recomendable que se lleve a cabo sobre una base sólida. Pero como cualquier acción que supone cambios, precisamos también de una correcta gestión del cambio para que los principales afectados acepten y lleven a cabo el cambio.

Es importante una buena gestión del cambio, implicando desde el principio a los principales actores en la evolución de dicho cambio. Si se implica desde el principio al personal afectado, este siente la nueva solución como suya, la acepta y es más propenso a trabajar con ella, de modo que se asegura el éxito de la digitalización de los permisos de trabajo.

La usabilidad y la formación

Todo esto nos lleva a disponer de una aplicación específica adaptada a las necesidades de la empresa para la gestión en digital de los Permisos de Trabajo Especial. Pero esa herramienta informática la deben utilizar los propios empleados en su día a día, de modo que es importante pensar en que sea lo más intuitiva y usable posible, y que se adapte bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa.

Además es importante establecer un buen plan de formación e información sobre el uso de la herramienta a todos los usuarios con el fin que la adaptación al cambio sea más fácil y ligera.

¿Quieres compartir tu experiencia en la digitalización de algún proceso en tu empresa?. ¿Necesitas ayuda en la digitalización de tus permisos de trabajo?. Estaremos encantados de ayudarte.

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