Las 8 fases del cambio cultural que implica la implantación de un software de seguridad y salud en el trabajo (I)

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“Las masas humanas más peligrosas son aquellas en cuyas venas
ha sido inyectado el veneno del miedo….  del miedo al cambio.”
Octavio Paz (1914-1998) Poeta y ensayista mexicano.

Hemos comentado ya en varias ocasiones, que la implantación de un nuevo software de seguridad y salud laboral (y de hecho de cualquier software) en una organización, es un proceso de gestión del cambio con todas las de la Ley. Si subestimamos el cambio que puede suponer, y no lo planteamos bien, se puede producir un efecto rechazo que nos lleve al fracaso y al abandono de la solución informática.

Es por ello que merece la pena acudir a uno de los autores considerados como los más importantes e influyentes del pensamiento gerencial contemporáneo, el profesor John Kotter, de la Escuela de Negocios de Harvard.

Kotter ha profundizando en su obra sobre el liderazgo como proceso de transformación dentro de las organizaciones, tomando como base los esfuerzos de cambio corporativo de un gran número de empresas por adaptarse a un entorno de negocios mucho más agresivo, cambiante y competitivo.

En el año 1995, el profesor publicó su libro “Liderando el cambio”, en el que presentó un Modelo de gestión del cambio a través de 8 pasos, que nos sirve de base para conducir el proceso que supone la implantación de una solución informática.

Kotter creó un modelo para la transformación de las organizaciones hacia el éxito, a partir de 8 pasos repartidos en 3 etapas:

Etapa 1: Crear un clima propicio para el cambio
Etapa 2: Comprometer y habilitar a toda la organización
Etapa 3: Implantar y mantener la transformación

ETAPA 1. CREAR UN CLIMA PARA EL CAMBIO

1. Crear el sentido de urgencia

El cambio se facilita enormemente cuando toda la empresa realmente lo desea. Es posible que al tratarse de un software bastante especializado, no sea sencillo generar esta necesidad, pero debemos ser capaces de poner encima de la mesa las amenazas y debilidades reales de no disponer de una aplicación informática de este tipo, así como las oportunidades y fortalezas que se pueden presentar. Y además, debemos transmitir que el tiempo es un factor crítico. Si todas las personas hablan sobre la necesidad inmediata del cambio, estaremos creando una buena base para que se lleve a cabo.

Kotter habla de que al menos el 75% de la plantilla debe “comprar” el cambio, lo que significa dedicar tiempo a crear ese sentimiento de urgencia ahondando en los motivos que justifican la implantación.

Un cálculo de las ineficiencias o costes ocultos que supone el no utilizar una aplicación informática, puede ser un buen inicio. Después de analizar las distintas implantaciones en clientes reales, podemos concluir que se consigue un ahorro en tiempo de entre el 30 y el 45%. Es interesante trabajar también en los intangibles que supone el poder estar mucho más tranquilo con la gestión automatizada que con el clásico excel “que todo lo puede”, así como la potencialidad en cuanto a reporting que nos ofrecerá una buena herramienta.

2. Formar una coalición potente

Es preciso liderar el cambio y ello requiere identificar al personal clave en la implantación del software, y a los más carismáticos de la organización. Pueden ser directivos, pero también mandos intermedios, técnicos u operarios, que se hayan ganado el respeto de sus compañeros por su buen hacer y su integridad.

Hay que reunirse con ellos y hay que obtener su compromiso emocional. Cuando más heterogéneo y representativo sea el grupo, mayor probabilidad de éxito tendremos. Esto a menudo implica un fuerte liderazgo y soporte visible por parte de gente clave dentro de la organización.

Para hacerles ver que las reticencias iniciales son perfectamente normales, y que todos los cambios, por muy buenos que sean, siempre generan rechazo (por temor a la incertidumbre), es bastante útil hacer pedagogía a través de interesantes vídeos como este:

Con el buen humor se consigue cierto apego emocional.

3. Desarrollar una visión clara

Cuando se dispone de una visión clara de cuál es el estado futuro que se desea alcanzar, el cambio se simplifica.
¿Qué ganaremos disponiendo del nuevo software? ¿Cuántos trámites administrativos nos ahorraremos? ¿A qué podremos dedicar las horas ganadas? ¿Cómo puede ayudar cada uno a la implantación?

Dicha claridad en la visión, hará que todas las personas comprendan qué se espera de ellas y para qué irá destinado su esfuerzo. Contar con un buen plan de comunicación, con una buena presentación que ayude a visibilizar la visión, es clave. Nuestra consultora de software posiblemente nos pueda echar una mano con la presentación.

“El problema en la mayoría de los cambios
es que se choca con ellos por la parte que no está a la vista.”
Richard Beckhard  (1918-1999) Profesor MIT

El profesor Beckhard, que fue un consultor pionero en temas de gestión del cambio, planteó la metáfora del iceberg como una forma de entender los motivos que hacen que fallen los procesos de cambio. Un iceberg tiene ocho novenas partes de su masa de hielo bajo la superficie del mar, más allá de lo visible. Tener herramientas, enfoques y modelos para valorar, diagnosticar y gestionar lo que no está explícito, asegura que el proceso de cambio aumente sus probabilidades de éxito.

En el siguiente post abordaremos las claves correspondientes a la siguiente etapa: Comprometer y habilitar a toda la organización.

Prevencontrol

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1 comment

  1. Gracias Joaquín por esta explicación que tanta falta hace en mediana y gran empresa en nuestro país. En nuestra opinión el miedo es lo que provoca más rechazo, y se cura entendiendo y con información. Gran explicación, un saludo.