La reingeniería documental como paso previo a la digitalización de reportes

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Muchos de nosotros hemos oído la expresión “El papel lo aguanta todo”. Esta máxima popular viene a decir que las cosas son más fáciles de escribir que de materializar. Y para nosotros toma un mayor sentido cuando hablamos de digitalizar procesos plasmados o realizados en papel.

El reporte en papel

En este post nos centraremos en los procesos de control o chequeo de información que en muchas organizaciones tradicionalmente se vienen realizando mediante formularios o check-list en el formato clásico. En este sentido el significado de “el papel lo aguanta todo” además vendría en el hecho de que la gestión tradicional en papel permite un uso aparentemente sencillo y versátil.

Pero cuando lo analizamos a fondo vemos que en realidad, a pesar de esa aparente sencillez, este sistema tiene muchas carencias:

  • El almacenaje es tedioso y poco ágil
  • Consultar reportes anteriores se hace difícil o imposible
  • No permite informes rápidos
  • El control de realización es complicado
  • No admite análisis ni estadísticas fáciles, y menos en tiempo real.
  • Etc.

En definitiva, que para poder sacarle partido, el reporte en papel requiere, como mínimo, de una inversión de tiempo posterior en el procesado manual de la información, además con la posibilidad de cometer errores al traspasar los datos.

Para poder aprovechar realmente la información que captamos en un proceso de reporte se precisa la digitalización de dicho proceso.  Al conseguir esta digitalización, la información se puede procesar, analizar y controlar casi en tiempo real, y sin más inversiones posteriores de tiempo.

Pero, bajo nuestra experiencia, la digitalización del sistema de reporte que tradicionalmente viene realizándose en papel, no suele ser una tarea fácil y directa. Y de una correcta digitalización depende en gran medida una eficiente realización del proceso y el rendimiento posterior que podremos obtener de la información.

La reingeniería documental

El proceso previo de análisis de la información y documentos a digitalizar, su conversión a formularios digitales, y la posterior explotación de la información recogida, es lo que llamamos “Reingeniería Documental”, y no es una operación baladí.

Para la correcta evolución e implantación de la digitalización del reporte de información, se debe tener en cuenta, entre otros:

  • Valorar las necesidades y requerimientos del proceso y disgregarlo en sus necesidades básicas: información necesaria a recoger, puntos de recogida, tecnología disponible, lógica del proceso, etc.
  • Organizar bien el proceso de recogida digital de la información: pasos, flujos, personal implicado, etc.
  • Disponer y organizar adecuadamente el sistema de captación de la información: orden y lógica de la recogida, usabilidad del aplicativo de recogida de la información, etc.
  • Valorar las necesidades de procesado de la información: control del reporte, emisión de informes, cálculo de estadísticas, generación de gráficos, etc.
  • Implementar un adecuado sistema de presentación e interpretación de la información procesada: cálculos y gráficos adaptados a los KPI, facilidad en la consulta de la información, adaptación del contenido de los informes, etc.

De este correcto análisis e implantación depende en gran parte el éxito de la digitalización del proceso de captación y análisis de información que pretendemos digitalizar.

Herramientas para la digitalización

El proceso de digitalización de la recogida y procesado de la información no es igual en todas las organizaciones, pero de forma simplificada podemos encontrar estas dos posibilidades:

  1. Recogida de la información en papel y procesado informático de la información
  2. Recogida y procesado digitalizado de la información

La opción 1 la podemos considerar como una semidigitalización ya que se mantiene la tradicional recogida de la información en papel, para posteriormente llevar a cabo un proceso más o menos manual de entrada de la información en un sistema informático para su procesado.

Esta opción es la más simple, que puede llevarse a cabo incluso con herramientas estándar de ofimática. Pero tiene entre otros inconvenientes que requiere una inversión en tiempo de entrada de la información y una dilación en cuanto al análisis, control y presentación de la información.

La opción 2 requiere un paso más y es la que podemos considerar como una plena digitalización de la recogida y procesado de la información. No presenta los inconvenientes anteriores y en todos los casos resulta más rentable que la opción 1.

Para llevar a cabo esta opción podemos decidirnos por soluciones simples, como generadores de formularios con uso en app móvil (Google Forms, Wufoo, Survey Monkey, MoreApp, entre otros) que requieren la  integración con algún otro sistema que permita el adecuado procesado de la información, o bien optar por soluciones más completas, como el aplicativo especializado en la digitalización de procesos en seguridad y salud laboral SmartOSH, entre otros. SmartOSH permite tanto la generación de formularios digitales y su uso y gestión desde app móvil, como la configuración y personalización del control, análisis y presentación de resultados. Y además permite una integración global en el sistema de gestión.

El retorno de la inversión

Aunque muchas organizaciones han hecho el primer paso llegando a la opción 1 con la digitalización de los datos recogidos en papel para su posterior procesado, muchas también se han dado cuenta de la importancia y ventajas de realizar el segundo paso y apostar por una digitalización completa.

En el año en el que estamos, la transformación digital se convierte en una necesidad. Si bien este término puede haber sido una palabra de moda en algunas empresas en 2017, este nuevo año obligará a muchas de ellas a darse cuenta de que la transformación digital no es una broma. Es un imperativo en el mercado. Un reciente estudio de la consultora KPMG sobre las perspectivas globales de los CEO’s, establece como prioridad estratégica número uno para las empresas españolas, a la digitalización:

Además, a medida que la tecnología siga avanzando será mucho más complicado para las empresas realizar dicha transformación.

Es por ello que es interesante realizar un mínimo estudio del retorno de la inversión (ROI) de los proyectos de transformación digital. En la mayoría de los casos, estos estudios nos sorprenden con retornos de inversión a muy corto plazo.

Ejemplo de cálculo de ROI

 

En el caso que vemos en la imagen, una compañía realizaba unos 5.000 reportes anuales en papel. Tenía a una serie de técnicos llevando a cabo esta captación de datos a mano, que salían a campo 3 días a la semana, e invertían 2 días en despacho pasando los datos recopilados. Recuerdo las palabras de quien nos solicitó la oferta: “Ajustaros mucho porque estáis luchando contra el papel, que ahora no nos cuesta nada”.

Para valorar la idoneidad del proyecto, calculamos el tiempo de transcripción de los formularios y lo fijamos en 4 minutos por unidad. Tomamos el mínimo coste salarial por convenio colectivo, y le añadimos los costes de cotización patronal y demás, ajustando a unos 20 euros/hora. Con estos costes salariales, la transcripción de cada formulario, a 4 minutos, era de 1,33 euros. Transcribir los 5.000 formularios, por tanto, representaba un mínimo de 6.650 euros, aunque realmente era mucho más alto, dado que ni todos los técnicos cobraban el mínimo de convenio, ni los formularios se traspasan todos en 4 minutos la unidad, ni a pleno rendimiento. Ese “no nos cuesta nada”, se convirtió en un “tenemos que hacerlo ya”.

El proyecto piloto estaba valorado en una inversión de 4.000 euros, con lo que el retorno de la inversión llegaba a los 7 meses, aunque me atrevería a decir que en realidad lo teníamos en 3 meses.

Por no hablar de lo encantados que estaban los técnicos de no tener que pasar toda aquella información a mano, que más que ROI ya estaríamos hablando de VOI (el valor de la inversión), los intangibles del proyecto de digitalización. Pero de ello ya hablaremos otro día. Por el momento nos queda claro que la transformación digital es una inversión más que rentable en todos los sentidos.

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