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Actualmente cada vez nos encontramos con más inmuebles (centros de oficinas, bloques de viviendas, plantas industriales,…) que son propiedad de un inversor o fondo de inversiones que busca rentabilizar la adquisición mediante el alquiler de estos a uno o distintos inquilinos ya sean particulares o empresas. Los inversores no acostumbran a gestionar su propia cartera de inmuebles y en consecuencia contratan empresas dedicadas a la gestión integral de inmuebles o facility management.

Según la Sociedad Española de Facility Management (SEFM) este se podría definir como “un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas que tiene como objetivo la adecuación permanente de éstos a la organización y equipo humano de las compañías al menor coste posible, mediante la integración de todas las responsabilidades de gestión sobre dichos recursos en la figura del Facility Manager”.

La gestión integral de inmuebles puede incluir entre muchos otros los siguientes servicios:

  • Contabilidad
  • Restauración
  • Acceso de visitantes (recepción)
  • Vigilancia
  • Mantenimiento preventivo
  • Seguridad contra incendios
  • Prevención de riesgos laborales

En este post nos vamos a centrar exclusivamente en la PRL.

La PRL en la gestión de inmuebles se puede englobar en 3 grandes bloques:

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1. LA EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LAS INSTALACIONES

En primer lugar se deberá realizar la evaluación de riesgos de las condiciones materiales del edificio y, si es preciso, un resumen con los riegos principales de las instalaciones, las pautas de actuación y los EPIS obligatorios.

 

2. EMERGENCIAS

En segundo lugar se debe realizar el plan de emergencia o de autoprotección del inmueble (normalmente limitado a los elementos comunes y a las salas técnicas de la instalación) y un documento resumido de las pautas de actuación en caso de emergencia.

Una vez disponemos del plan se deben seleccionar y formar a los integrantes del equipo de emergencia entre los integrantes de las empresas de servicios que estén ubicados de forma fija en el inmueble y los trabajadores de las empresas inquilinas.

  • Jefe de emergencias (facility manager o responsable de mantenimiento).
  • Equipos de intervención (operarios de mantenimiento).
  • Equipo de alarma y evacuación (responsables de PRL de las empresas inquilinas, personal de recepción o de vigilancia).
  • Equipos de primeros auxilios (personal de recepción o de vigilancia).

Cuando el personal de los equipos de emergencia ya está formado se puede proceder a la realización del simulacro de emergencia (se recomienda realizar simulacros con una periodicidad anual).

 

3. COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES

La coordinación de actividades empresariales se debe realizar con tres colectivos diferenciados:

a) Inquilinos

A los inquilinos se les debe facilitar la siguiente documentación:

  • La evaluación de riesgos de las instalaciones
  • El plan de emergencia del inmueble
  • Las pautas de actuación en caso de emergencia
  • Documento con los riegos principales de las instalaciones, las pautas de actuación y los EPIS obligatorios.

b) Visitas

A las visitas se les entregará únicamente un documento informativo con las pautas de actuación en caso de emergencia junto con los riesgos principales de las instalaciones las pautas de actuación y los EPIS obligatorios.

c) Empresas externas

A los empresas externas que realizan servicios o actuaciones de remodelación en los elementos comunes y/o en las salas técnicas y de servicios (también se incluyen las empresas que realizan obras en los espacios privativos de los inquilinos pero que para ello actuen en los elementos comunes) se les debe entregar la siguiente documentación:

  • La evaluación de riesgos de las instalaciones
  • El plan de emergencia del inmueble
  • Las pautas de actuación en caso de emergencia
  • Documento con los riegos principales de las instalaciones, las pautas de actuación y los EPIS obligatorios.

Por otro lado y únicamente a este último colectivo, se le debe exigir la siguiente documentación:

  • Organización preventiva (responsable de prevención, trabajador designado o servicio de prevención ajeno o propio)
  • Riesgos específicos y medidas preventivas de las tareas que van a desarrollar en el inmueble
  • Listado de trabajadores que van a realizar las tareas.
  • Registro conforme los trabajadores que van a intervenir han recibido formación en materia de prevención de riesgos laborales.
  • Registro de equipos de protección individual disponible para los trabajadores que van a intervenir.
  • Certificado de aptitud de los trabajadores resultante de la realización de la vigilancia de la salud.
  • Autorización de uso de la maquinaria peligrosa que los trabajadores que van a intervenir tengan que utilizar.
  • Último recibo de la póliza de responsabilidad civil.
  • Justificante de estar al corriente de pago de la Seguridad Social que incluya a todos los trabajadores que van a realizar las tareas (TC1 y TC2). En caso de autónomos, copia del último recibo de la cuota de autónomos.
  • Plan de Seguridad y Salud (cuando proceda en caso de obras).

En definitiva, el facility management es una figura que debido a la gestión integral que ofrece a sus clientes cada vez va a adquirir mayor relevancia en el ámbito de la prevención.

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