La importancia de la digitalización de procesos para suprimir mudas en las organizaciones

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Escribo este post a las 6:40 de la mañana desde un AVE Barcelona-Madrid. Como es costumbre, y pese a que he pasado por el control de billetes faltando 4 minutos para la partida del tren, me han pedido el certificado de familia numerosa y el DNI. Es fantástico poder apurar tanto, e igualmente fantástico que los que tenemos 3 hijos o más, podamos disfrutar de un importante descuento, señores de Renfe. Hasta aquí todo es estupendo, y se les felicita.

Pero hay un pequeño detalle que se nos ha escapado. Y es que me han pedido el certificado de familia numerosa y el DNI. Nuevamente, cada semana, cada vez que viajo en tren… Y digo yo, ya que estoy registrado en Renfe.com, y allí tienen informado que dispongo de un certificado de familia numerosa, y que el billete es nominal, ¿no podrían cruzar datos y ver que sigo disponiendo del carnet sin necesidad de pedírmelo cada vez? Hoy me he deidido a apuntarle este aspecto a la persona del control, se lo he dicho cordialmente, después de dejar la maleta en el suelo, las chaquetas y de sacar la cartera y buscar los títulos pertinentes. Y me ha contestado: “pero si no le cuesta nada”, mientras una veintena de personas hacían cola detrás mío mostrando nerviosismo por el poco tiempo que faltaba para salir el tren y el tapón que había creado el hecho de pedirme la documentación.

Más allá de elucubraciones relacionadas con la LOPD, que no vienen al caso y que creo que no son objeto de lo que quiero comentar, sí es significativo el hecho de que este “no cuesta nada” sea un elemento que se repite constantemente en nuestro día a día en distintas ocasiones.

Otro ejemplo. Hace unos meses estuve en una compañía multinacional alemana con sede en Barcelona. La primera vez que visité la empresa me hicieron pasar por la planta inferior a registrarme y firmar un documento (una fotocopia de aquellas que son fotocopia de fotocopia, con el texto curvado y de poca nitidez) en el que me hicieron firmar algunos compromisos. Estábamos negociando la posible implantación de un proyecto, así que estuve varias veces en la sede de la compañía, y la segunda vez también me hicieron firmar el mismo documento. Y la tercera. Y la cuarta. ¿Dónde van a parar estos documentos? Seguro que hacer firmar el documento cada vez “no cuesta nada” ni tampoco cuesta nada almacenarlos, ni tampoco buscarlos el día que sean necesarios.

En esta ocasión me decidí comentarle esta ineficiencia a una persona de dirección, y me dijo al cabo de unos días que si nos habían contratado era precisamente por el comentario que le hicimos sobre los documentos de firma. Que querían consultores así, que les aportaran.

Y un último ejemplo más. Hace un tiempo hicimos una propuesta para automatizar unos formularios que realizaban a bolígrafo y papel una serie de técnicos por toda España. El cliente nos dijo: “Tenéis que contar que estáis compitiendo con el coste cero. Ahora no nos cuesta nada, lo hacemos sin software”. Otro “no cuesta nada”. Le presentamos un plan con el cálculo del retorno de inversión del proyecto, en el que “sí que les costaba” hacerlo a papel y bolígrafo: una buena cantidad de tiempo de transcripción, otra buena cantidad de errores y sobre todo el no ver a tiempo todos aquellos gaps que se iban sucediendo en el desempeño de su trabajo diario, por no hablar de la imagen de reportar en papel en pleno siglo XXI. Contrataron el proyecto y nos consta que hoy están encantados.

Y así podríamos empezar a identificar todas aquellas oportunidades en las que ese “no cuesta nada” se convierte en una inagotable fábrica de despercidios o mudas.

La imagen de portada es la de la película “Juegos de guerra”, aquel delicioso largometraje en el que un jovencísimo Matthew Broderick ponía en jaque a medio mundo hackeando con su ordenador el complejo sistema informático de los EEUU. En las películas de los 80, nos mostraban enormes salas con pantallas de todo tipo que nos ponían el miedo encima en cuanto a la complejidad informática.

Hoy en día todo ha cambiado. La complejidad, los precios, las posibilidades… Atrevámonos a acabar con los “no cuesta nada” y a intentar mejorar nuestro día a día en el seno de las organizaciones. Todos tenemos más de un “no cuesta nada” en nuestras vidas, solo se trata de identificarlos y ponerle remedio. Y no cuesta demasiado, hoy en día no. A veces es más ponerse a pensar que a programar. Este post os ayudará a identificar los mudas, es importante dedicar un tiempo a pensar qué tipos de despilfarros sufrimos a diario y a intentar solucionarlos.

Todos conocemos aquello de que “lo urgente no nos deja tiempo para lo importante”. Si no tenemos tiempo, intentemos buscarlo; y si no lo conseguimos, para eso estamos los consultores 😉

¡Feliz día!

Prevencontrol

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