La gestión eficaz y eficiente de las necesidades de formación

La organización y gestión de la formación no resulta tarea fácil

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Cada organización establece sus necesidades de formación en base a los conocimientos y competencias que debe adquirir su personal. Y organizar y gestionar eficientemente esas necesidades de formación no resulta tarea fácil.

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES

En primer lugar se precisa establecer la matriz de formaciones por trabajador. De manera que debemos saber qué tipos de formación se precisan para poder relacionarlas con los trabajadores que deben recibirla.

Hay que tener en cuenta que, para la determinación de la matriz de formaciones, la relación del trabajador con la formación puede venir de diferentes fuentes. Esas fuentes son los ítems relacionados con el trabajador para los que se requieren formaciones. Entre las que podemos destacar:

  • La empresa a la que pertenece
  • El centro de trabajo donde desarrolla su trabajo
  • El centro de trabajo del cliente (para el caso de prestaciones de servicios)
  • El área o departamento en el que se encuentra
  • El puesto o puestos de trabajo que ocupa
  • El cargo o cargos que ocupa (en emergencias por ej.)
  • Las herramientas o equipos que utiliza
  • Los productos químicos que manipula
  • Los EPIs que utiliza
  • Etc.

La mayor o menor cantidad de ítems que requieren formaciones y la complejidad de la estructura de las organizaciones, complica en mayor o menor medida la creación de la matriz de formaciones.

Pero cuando aplicamos esa matriz a nivel de empleado, cantidades elevadas de trabajadores y posibles repeticiones de necesidades de formación (misma formación en varios ítems generadores), hace que la gestión de las necesidades de formación pueda convertirse en una labor épica.

IMPARTICIÓN DE LAS FORMACIONES

Esas necesidades de formación deben impartirse para hacerlas efectivas. Y para esa impartición debemos tener en cuenta acciones y conceptos como los siguientes:

  • La convocatoria
  • Las sesiones
  • Los asistentes
  • Los profesores y las entidades de formación
  • Los exámenes y las cualificaciones
  • Los certificados
  • Las valoraciones de satisfacción
  • La impartición online
  • etc.

De modo que a la complejidad de una completa matriz de formación se une la complejidad de su correcta implantación.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA FORMACIÓN

Son muchas las empresas que elaboran sus matrices de formación de forma más o menos eficaz mediante herramientas como hojas de cálculo. Pero existen factores que hacen insuficientes esas herramientas simples:

  • La complejidad de la estructura de la organización
  • La elevada cantidad de fuentes generadoras de necesidades
  • La elevada cantidad y rotación de trabajadores
  • La polifuncionalidad de los trabajadores
  • La necesidad de capacitar a trabajadores para determinadas tareas

Por lo que cada vez más se impone disponer de un software específico para la gestión e implantación eficiente de la matriz de formación.

Qué características debe tener un software para la gestión de la formación?

Para la elección o diseño de un buen software de gestión de la formación debemos tener en cuenta un conjunto de características. Desde nuestro punto de vista el software debe:

  • Permitir la configuración fácil y ágil  de las relaciones entre contenidos (cursos) y las fuentes generadoras de necesidades (puestos, EPIs, etc.)
  • Generar de forma automática las necesidades de formación para cada trabajador.
  • Actualizar de forma automática las necesidades de formación para las nuevas incorporaciones de trabajadores o cambios en las asignaciones.
  • Generar listados rápidos de control de las necesidades de formación (filtros por ámbitos, por fuentes y procedencias, por tipos de formación, por estados de las necesidades, por destinatarios, etc.)
  • Permitir la gestión ágil de convocatorias (altas, cierres, asignación rápida de necesidades, creación de sesiones, etc)
  • Integrarse con plataformas de formación online LSM, con el fin de automatizar todo el proceso desde la asignación de la necesidad a la convocatoria, el alta del alumno a la plataforma online y la matriculación al curso, el comunicado automático de dicha alta, la transferencia automática de inicio, finalización y cualificaciones de cada necesidad, etc.
  • Controlar las necesidades de formaciones capacitantes con el fin de saber qué trabajadores pueden o no realizar un trabajo que la requiera.
  • Mostrar de forma gráfica y visual el estado de cumplimiento de la implantación de las necesidades de formación, para una valoración rápida.

SmartOSH como software para la gestión de la formación

Analizando todas estos requerimientos, y dentro de nuestra aplicación informática SmartOSH de gestión global de la seguridad y salud laboral, hemos desarrollado el módulo de gestión de la formación para que la organización usuaria pueda gestionar de forma eficaz y eficiente sus formaciones.

 

 

El módulo de formación de SmartOSH permite un conjunto de funcionalidades que van más allá del análisis anterior expuesto:

  • Integración total de las formaciones con el módulo de estructura y gestión, con aprovechamiento de la jerarquía ya establecida, para la gestión de formaciones
  • Creación de formaciones y su relación fácil con las fuentes generadoras de necesidades de formación
  • Generación automática de las necesidades de formación, a partir de la relación entre formación e ítems generadores (puestos, EPIs, máquinas, productos químicos, etc.)
  • Actualización automática de las nuevas necesidades de formación, por nuevas asignaciones, cambios o inclusión de nuevos items relacionados con las formaciones
  • Gestión y listado rápido y personalizado de necesidades de formación con filtros para todos los campos necesarios.
  • Creación y gestión fácil de convocatorias de formación
  • Integración con plataformas de formación online, lo que permite una automatización total del proceso (creación de necesidades, altas en la plataforma, comunicado de claves de acceso al empleado, traspaso periódico y automático de información entre plataformas)
  • Generación automática de certificados de formación.
  • Almacenaje de la documentación generada o derivada, ya que SmartOSH es en global un gestor documental
  • Reaprovechamiento de la documentación, al tratarse de un gestor documental con tipificación de los ficheros guardados permite el reaprovechamiento de esta documentación para otros procesos como los de CAE.

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