La filosofía Lean Management o cómo hacer rentable la Seguridad y Salud: Heijunka

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Heijunka es una herramienta lean que en su traducción literal significa transformación en un nivel plano. Es decir nivelar la carga de trabajo optimizando los recursos humanos disponibles y reduciendo los despilfarros. Es una herramienta asociada al Just In Time y cuya base principal, en procesos industriales o de fabricación es equilibrar el programa de producción consiguiendo producción en pequeños lotes con carga de trabajo homogénea en todos los departamentos, en vez de la producción tradicional de grandes lotes.

Entre sus ventajas se encuentra la eliminación de los cuellos de botella (MURI) en aquellos puestos sobrecargados que detienen el avance del producto y la reducción de la falta de uniformidad (MURA) mejorando la capacidad de respuesta ante variaciones repentinas de la demanda.

La aplicación de Heijunka requiere, por tanto, estimar la demanda de producto, la cual, rara vez es regular y revisarla constantemente. Por tanto primero se nivela la demanda y después se nivela la producción. El nivelado de producción requiere formación polivalente del personal a cargo del proceso, de forma que se puedan producir distintos elementos.

Como casi todas las herramientas lean, no es solo aplicable a procesos industriales. Basta con pensar en un Servicio de Prevención Ajeno; que debe realizar, entre otros servicios: Evaluaciones de riesgos (ER), Planes de emergencia (PEI), Formación (F), Investigación de accidentes (IA). Con una plantilla no polivalente, las sobrecargas y subcargas serán constante en el proceso, aspecto que aun así es habitual. Con un tablero Kanban se pueden gestionar las tareas pendientes y las tareas en curso, pero el Kanban no permite nivelar.

Si disponemos de un Casillero Heijunka será factible nivelar la carga de trabajo en todo el equipo de forma que se aprovechen mejor los recursos. En procesos industriales resulta intuitivo, pues el tiempo de cada proceso es factible de medir con precisión. En procesos administrativos no es tan sencillo, lo cual no quiere decir que sea imposible.

Casi todo el trabajo administrativo tiene al menos dos partes, una serie de tareas sencillas o estandarizadas y una serie de tareas complejas. En el ejemplo que proponemos, las Evaluaciones de riesgos son tipificables, mientras que, por ejemplo, la Investigación de accidentes es un trabajo súbito y de tiempo indeterminable. Si no hay ninguna herramienta aplicada, la consecuencia habitual cuando se produce una situación de éste tipo es sobrecarga del trabajador implicado en éste nuevo trabajo, asignación de tareas en muchas ocasiones al trabajador menos cualificado y, por tanto, mayor estrés y desmotivación entre los trabajadores.

Con un Casillero Heijunka se puede distribuir la carga de trabajo entre todo el personal de forma uniforme, pudiendo asignar en función de las tareas, su dificultad y variabilidad a los distintos componentes de la organización.

Por ejemplo, una distribución de trabajos habitual en un Servicio de Prevención es, más que la distribución de trabajos hora a hora, el “deadline” o fecha límite de cada tarea lo que determina la calidad del servicio. Podemos introducir en nuestro casillero las tareas que es necesario terminar, de forma que se puedan detectar desviaciones.

Lo más habitual en un Servicio de Prevención es repartir la carga de trabajo bien por número de clientes, bien por importe total pagado por los clientes. En ambos casos, partiendo de unas tareas a ejecutar conforme a las cuentas de cada técnico, podría salir una planificación de actividades:

Enero Febrero Marzo
Técnico 1 5 ER + 2 PEI + 1 formación 4 ER + 3 PEI + 3 formación 3 ER + 3 PEI + 3 formación
Técnico 2 2 ER + 3 PEI + 1 formación 2 ER + 2 PEI + 2 formación 2 ER + 2 PEI + 0 formación
Técnico 3 1 ER + 6 PEI + 5 formación 0 ER + 1 PEI + 1 formación 6 ER + 3 PEI + 4 formación

Si calculamos una carga de trabajo de 100 horas por mes, necesitamos 20 horas por cada ER, 10 horas por cada PEI y 5 horas por cada formación, obtendríamos una carga de trabajo por cada técnico y mes:

Enero Febrero Marzo
Técnico 1 125 horas 115 horas 105 horas
Técnico 2 75 horas 70 horas 60 horas
Técnico 3 85 horas 15 horas 170 horas

Se pueden observar descompensaciones que provocan sobrecarga en algunos técnicos y subcarga en otros, así como falta de elasticidad ante cualquier demanda imprevista (en marzo no sería posible admitir ningún trabajo). Si ajustamos la carga de trabajo:

Enero Febrero Marzo
Técnico 1 125 horas – 1 ER – 1 PEI 115 horas – 1 ER 105 horas – 1 PEI
Técnico 2 75 horas + 1 ER 70 horas + 1 ER de Técnico 3 marzo 60 horas + 1 PEI
Técnico 3 85 horas + 1 PEI 15 horas + 2 ER marzo + 1 PEI marzo 170 horas -3 ER – 1 PEI

Obtenemos, además de una carga de trabajo nivelada, grandes beneficios como son reducción del estrés y mejora del trabajo en equipo.

Prevencontrol

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