La Digitalización de los Permisos de Trabajo

El valor, la importancia y los beneficios de una adecuada digitalización de los Permisos de Trabajo Especial

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Son muchas las organizaciones en las que se llevan a cabo trabajos peligrosos para los que se precisan Permisos de Trabajo Especial. Y son muchas en las que la digitalización de estos permisos de trabajos especiales o peligrosos no ha llegado o ha llegado de forma parcial.

Hay muchas organizaciones que han llegado a hacer un análisis muy profundo de la definición, actores y gestión de los permisos de trabajo. Pero todavía no han abandonado el papel. Es un muy buen primer paso, pero no suficiente en la era de la digitalización de procesos, explotación de datos y el Big Data.

En algunos casos se ha llevado a cabo una digitalización incipiente y parcial. Pero que ha permitido llegar a explotar todas las posibilidades de una completa digitalización.

En el post anterior Beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial ya hacíamos una primera aproximación de los beneficios de la digitalización de este tipo de operaciones.

En este post analizaremos el proceso de digitalización de los permisos de trabajo, partiendo de la gestión tradicional en papel, hasta llegar a un proceso completo.

Sistema tradicional

El sistema tradicional se basa principalmente en la gestión en papel.

En la mayoría de casos está centrado en el uso de una o varias plantillas de documento que facilita una gestión procedimentada y estandarizada. Pero continúa siendo necesario su plasmado en formato papel, y en muchos casos en sistema de multicopia y el flujo físico y manual del documento entre los diferentes actores participantes.

Se requiere espacio físico para el archivado y almacenaje del documento original, lo que además dificulta las consultas posteriores e imposibilita la explotación de datos.

Para solucionar estos problemas, en algunos casos se opta por transcribir manualmente los datos de los permisos a un formato digitalizado, y poder realizar consultas y gestionar los datos.

Por último, este sistema no permite llevar un control adecuado y suficiente ni de la evolución ni del estado de los permisos de trabajo elaborados.

Digitalización básica

Muchas empresas ya han iniciado el proceso de digitalización en un estadio inicial o básico mediante aplicaciones genéricas de reporte de datos. Muchas de ellas mediante el uso de apps móviles o incluso formularios de google o similar.

En estos casos se ha llegado a eliminar el papel y se ha digitalizado el envío, el almacenaje y distribución de la información, lo que permite también una explotación de esos datos. Y eso ya es un gran paso, pero hay que preguntarse si realmente:

  • ¿Se ha digitalizado el flujo? O continúa siendo necesario que cada actor rellene un nuevo reporte independiente o semi-independiente no relacionado con el origen del permiso de trabajo.
  • ¿Se dispone de un control real del estado y evolución de los Permisos de Trabajo? O tengo que estar continuamente cruzando datos de los diferentes reportes para ello.
  • ¿Puedo explotar correctamente los datos disponibles? O tengo que hacer algún procesado de la información recogida para explotarla en condiciones.

 

Digitalización completa.

Empiezan a existir en el mercado soluciones informáticas específicas para la gestión de los permisos de trabajo, como SmartSafety desarrollada por PrevenControl. Y hay empresas que han apostado por la completa digitalización de sus permisos de trabajo mediante este tipo de aplicaciones.

Esta herramienta permite un flujo completamente digitalizado, de forma que todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem en formato completamente digital y en movilidad.

Este flujo virtual, además de la eliminación del papel, permite:

  • Llevar un control exhaustivo de la evolución, estado de los permisos de trabajo.
  • Realizar cualquier tipo de consulta tanto de los permisos archivados como de los permisos en activo, cancelados o en proceso.
  • Facilitar una explotación fácil y ágil de los datos almacenados.

Estimación del valor aportado

Adaptando herramientas usadas en estrategias de marketing de Océano Azul, como la matriz RICE o la Curva de valor o Cuadro de estrategia, podemos determinar en qué parámetros obtenemos valor y qué aporte de valor nos ofrece cada solución.

La matriz ERIC establece 4 áreas en las que un producto, solución o sistema, nos aporta valor:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario que podamos eliminar supone incremento de valor
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario en el que se ofrece una reducción, supone un incremento de valor
  • Incrementar: todo aquello beneficioso que pueda incrementar supone un incremento de valor
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

En cada una de las áreas se incluyen los parámetros que consideramos que nos aportan.

Complementáriamente a la matriz ERIC usamos la herramienta de Curva de valor o Cuadro de estrategia, que nos permite plasmar en un gráfico el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz

En las imágenes siguientes podemos ver la matriz ERIC y la Curva de Valor para las 3 soluciones de gestión de permisos de trabajo.

Con estas herramientas podemos ver la diferencia de aportación de valor de cada una de las soluciones:

  • Paperless: aportación de valor en la eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico: digitalización del flujo para eliminar la circulación física del papel entre participantes.
  • Reducción del tiempo de gestión: menor tiempo de gestión al procedimentar y facilitar esa gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado: menor tiempo de rellenado estandarizando y eliminando escrituras
  • Reducción de errores en el rellenado: por estipulación de respuestas o acciones cerradas y concretas
  • Incremento de la facilidad de consulta: por disponer de la información centralizada y herramientas para ello
  • Aumento de la Centralización de datos: por disponer de la información centralizada en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneización: por establecer un sistema más estandarizado y concreto
  • Incrementar la explotación de datos: por disponer de un sistema de almacenaje y herramientas de explotación.
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución: nueva posibilidad no existente
  • Entorno único: disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta.

¿Has llevado a cabo la digitalización de los permisos de trabajo en tu organización?. Déjanos un comentario y cuéntanos tu experiencia.

Prevencontrol

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1 comment

  1. Muy interesante este post, si bien es cierto que las aplicaciones informáticas que recientemente están saliendo quizás les falte “afinar” algunos aspectos. Más pronto que tarde estaremos habituados a ellos. ¡Gracias por el artículo!