Design Thinking y SST: piensa como un diseñador para tu “batalla” diaria

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Quien trabaja y conoce el mundo de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), sabe de la enorme dificultad de poner en valor su trabajo, cada día. Estamos acostumbrados a ver que los departamentos estrella suelen ser, dependiendo del ámbito de actuación de la empresa: producción, calidad, recursos humanos… mientras la SST queda, muchas veces, relegada a un segundo plano, a pesar de resultar imprescindible y necesaria.

Los departamentos de SST suelen ser expertos en realizar “encaje de bolillos” para resolver los problemas y las necesidades a las que se enfrentan diariamente, en defender un trabajo que debería trascender los números que marcan los indicadores de días sin accidentes, o la reducción de porcentajes de absentismo, entre otros.

Y todo eso contando, en la mayoría de los casos, con un presupuesto irrisorio (comparativamente hablando, respecto a otros departamentos) y muchos menos recursos de los necesarios, tanto a nivel técnico como humano.

El objetivo de este post es mostrar, a través de un caso práctico, una nueva forma de afrontar esa “batalla” diaria, enfocándose en la búsqueda de soluciones, a través de una manera distinta de entender el trabajo; el Design Thinking o Pensamiento de Diseño.

Caso práctico: Plan de Acción Ergonómico y Psicosocial en el sector supermercados

La necesidad inicial de la empresa era elaborar e implantar un Plan de Acción que permitiese estandarizar procedimientos y protocolos de actuación, así como reforzar el modelo de gestión, en el ámbito de la ergonomía y la psicosociología.

Para ello se propuso aplicar un método de trabajo propio, inspirado en la disciplina del Design Thinking, que consta de 3 etapas principales: DETECTAR, GENERAR E IMPLEMENTAR.

DETECTAR

Consistió en empatizar con las distintas partes implicadas (trabajadores, técnicos y responsables de SST, personal de otros departamentos…), a través de herramientas de observación, técnicas proyectivas y otros recursos. Este trabajo se complementó con una recopilación y análisis documental, más allá de cuestiones reglamentarias, que permitiera obtener una imagen fiel,  de los aspectos ergonómicos y psicosociales de la empresa.

Este primera fase permitió detectar la raíz del problema, en un aspecto más profundo que el del punto de partida del proyecto; la gestión del SPP.

GENERAR

Tuvo por objeto la generación de soluciones relativas a las necesidades detectadas de estandarización de procedimientos, protocolos de actuación, gestión documental y optimización de recursos. Para ello se crearon dos equipos de trabajo: uno de desarrollo y otro de validación, supervisados por el equipo de facilitadores.

Se llevó a cabo de la siguiente manera:

  • El equipo de facilitadores planteaba supuestos relacionados con aspectos ergonómicos o psicosociales que trasladaba a un miembro X del equipo de desarrollo.
  • En base a su experiencia, el miembro del equipo de desarrollo diseñaba una “trama” con personajes, el nudo de la trama y el por qué, que representase casos frecuentes semejantes a los de su día a día.
  • Una vez validada por el equipo de facilitadores,  la “trama” se enviaba a un miembro Y del equipo de desarrollo para que plantease una solución, relacionada con los procedimientos o protocolos de actuación ante casos como el propuesto.
  • Finalmente, la “trama” con su posible solución, era enviada al equipo de validación para valorar su adecuación al caso e identificar mejoras, errores o carencias, antes de convertirlas en diagramas de flujo.

Los equipos de trabajo disponían de un conjunto de herramientas, propias del Design Thinking, como mapas de experiencia,  storytelling, role playing…, que facilitaban en gran medida la generación de soluciones.

Como cierre de esta fase se obtuvo un conjunto de diagramas de flujo estandarizados, relativos a la gestión de cuestiones ergonómicas y psicosociales, convertibles a procedimientos y fácilmente extrapolables a otros aspectos de la SST.

Además, se planteó una solución transversal, para facilitar la estandarización, gestión y acceso a dichos procedimientos y protocolos de actuación, a través de una aplicación web.

IMPLEMENTAR

Antes de adoptar una solución como definitiva, es necesario testearla y validarla como paso previo a su implantación.

Ejemplo de diagrama de flujo para procedimiento

Se validó el planteamiento de la aplicación web para su posterior desarrollo; considerando las soluciones propuestas y valorando el grado de cumplimiento, respecto a las necesidades y expectativas detectadas.

Se obtuvo una aplicación web con una serie de funcionalidades que facilitasen el acceso a información y documentación específica, comunicación entre usuarios para el intercambio de experiencias, trazabilidad de las acciones, gestión de incidencias y notificaciones, y elaboración de informes.

RESULTADOS OBTENIDOS

El desarrollo de este proyecto supuso para el cliente una serie de beneficios, tanto tangibles como intangibles, asociados a los indicadores establecidos en la fase DETECTAR.

Beneficios tangibles más destacados:

  • Reducción del retrabajo por falta de estandarización en torno a un 20%.
  • Reducción de tiempos de resolución y documentación de incidencias en torno a un 70%.
  • Reducción de tiempos de elaboración de informes en torno a un 40%.
  • Optimización de los procesos de toma de decisiones.

Beneficios intangibles más destacados:

  • Mejora de la percepción de las condiciones ergonómicas y psicosociales de los trabajadores.
  • Mejora de la trazabilidad de procesos.
  • Mejora de la comunicación interna de la organización.
  • Mejora de la identificación de factores de riesgo.
  • Creación de un repositario de experiencias para consolidar el conocimiento en la empresa.
  • Mejora de la transferencia del conocimiento.

Conclusiones

El Design Thinking es un modo de entender el trabajo que se cimenta en la empatía, el pensamiento visual, la creatividad y en su condición de iterativo, como ocurre en los procesos de mejora continua.

Una disciplina fundamentada en la forma en que los diseñadores afrontan los retos, o problemas, para hacer coincidir las necesidades de las personas, con soluciones factibles y con una estrategia viable del negocio.

Esto, como trata de explicar este caso práctico, es completamente extrapolable a nuestro trabajo como técnicos de SST. A fin de cuentas, tenemos que satisfacer las necesidades y expectativas de las personas con las que trabajamos, teniendo en cuenta la factibilidad de las soluciones que aportemos y, sin perder de vista la integración de la SST en el sistema de gestión de la empresa, como parte de esa estrategia viable del negocio.

En definitiva, es un proceso de Innovación Centrada en las Personas, del que existen diversas interpretaciones y adaptaciones. En PrevenControl, tenemos nuestro propio método de trabajo inspirado en esta disciplina, te invitamos a conocerlo.

 

Prevencontrol

PrevenControl es la firma especializada en seguridad y salud laboral que propone soluciones eficaces e innovadoras para la mejora del negocio y la reputación de sus clientes a través de la consultoría, el uso de la tecnología y la formación.
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