Cómo implementar correctamente un Cuadro de Mando Integral

El control de la actividad y evolución de la compañía hacia donde está previsto requiere de herramientas de medición y control que permitan la toma de decisiones en el momento preciso.

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El concepto de Balanced Scorecard o  Cuadro de Mando Integral (CMI) fue desarrollado en el año 1992 por los economistas norteamericanos Robert Kaplan y David Norton con el fin de poder medir la actividad y evolución de una compañía basándose en su visión y estrategia a largo plazo, y no meramente desde una perspectiva financiera.

Ya en algún otro de nuestros posts os hemos hablado de Cuadro de Mando Integral y conceptos relacionados, pero en este pretendemos profundizar en qué es y cómo implementarlo correctamente

Antecedentes

Pero antes de llegar al concepto de BSC, se deben tener claros algunos conceptos básicos para su entendimiento, que pueden definirse con estas preguntas

  • Misión: ¿Cuál es el propósito de la compañía?
  • Visión: ¿Dónde quiere estar o qué quiere ser la compañía en un futuro?
  • Estrategias: ¿Qué tengo que hacer para llegar allí? En el sentido de desarrollar objetivos estratégicos para alcanzar la visión y cumplir la misión.

Por lo que, antes de nada, debemos diagnosticar y entender cuál es el estado actual de nuestra organización y cuál es el estado futuro al que queremos llegar (la visión de la organización). Eso nos llevará a determinar cuál es la estrategia a desarrollar que nos permitirá seguir la ruta de ese estado actual al futuro.

Si queremos ser flexibles y adaptables, el camino a seguir no será directo y lineal, sino que en función de la evolución se irá adaptando y mejorando con la aplicación del conocido ciclo de Deming.

Evolución del proceso estratégico

Para seguir esa ruta precisamos fijar unos objetivos y disponer de la información suficiente que nos oriente para ver si estamos en la línea de conseguirlos o debemos aplicar ajustes.

El CMI (Cuadro de Mando Integral) es aplicable tanto a nivel global de empresa como por departamentos. Y el departamento de PRL no deja de ser uno de los candidatos a poder implementar su CMI. Pero esos CMI deben alinearse de forma común a la estrategia de la empresa.

Y entonces ¿qué es un Cuadro de Mando Integral (o Balanced ScoreCard)?

Definición

El Cuadro de Mando Integral (o Balanced ScoreCard) es una herramienta o metodología de gestión que permite convertir la estrategia de la organización en objetivos operativos para potenciar la consecución de resultados.

El CMI permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma como se están encaminando las acciones para alcanzar la visión, y por sus características, el CMI puede implementarse tanto a nivel corporativo como en áreas o departamentos con visión y estrategias de negocios definidas y que mantengan cierta autonomía funcional. Esos CMI de departamento deben revertir en el CMI global o en el de su departamento superior.

Los objetivos operativos y sus indicadores se alinean en 4 perspectivas:

  • Financiera
  • Del cliente
  • Procesos internos
  • De aprendizaje y crecimiento

Perpsectivas para desarrollar el Cuadro de Mando Integral

 

Implementación

El primer paso para la implementación del Cuadro de Mando Integral es la elaboración del mapa estratégico de la organización o del departamento, con el fin de establecer, para cada una de las perspectivas, el conjunto de objetivos que realmente sean relevantes para la consecución de la visión.

El conjunto de objetivos se relacionan entre si por relaciones de causa-efecto, de modo que alcanzando uno de ellos nos acercamos más a la consecución de otros objetivos de otras perspectivas. Además el establecimiento de estas relaciones de causa-efecto permiten descartar los objetivos irrelevantes para la estrategia.

Ejemplo de plan estratégico

Para el correcto control y seguimiento de cada objetivo relevante se debe establecer su o sus KPI (Key Performance Indicator) o Indicador Clave del Desempeño. Según Kaplan y Norton la cantidad de KPI no debería superar los 7 por perpectiva. Lo que nos lleva a que para un adecuado CMI lo recomendable es no superar los 27 indicadores.

Por tanto un KPI debe ser clave, debe permitir el correcto control del proceso y su “no control” lleva a la descompensación del proceso y por tanto su alineamiento con la estrategia de la organización. Solo los indicadores considerados KPI formarán parte del Cuadro de Mando Integral.

Los objetivos y los indicadores

Pero, ¿cómo deben ser unos correctos objetivos e indicadores? Un objetivo o un indicador debe ser SMART

Específico: que la audiencia, la variable y la cantidad de cambio están claramente identificados.

Medible: que se puede identificar un método para medirlo.

Alcanzable: que se pueda lograr con los recursos o capacidades disponibles o puestos a disposición.

Realista / Relevante: que es posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.

Acotado en el tiempo: que se ha establecido un periodo de tiempo en el que se debe completar.

A partir de aquí solo queda mostrar esos KPI y sus rangos de estado de la forma más visual, gráfica y entendedora posible para crear el interfaz del CMI.

Resumen

Por tanto la correcta implementación de un Cuadro de Mando Integral o Balanced ScoreCard supone los siguientes pasos:

  • Conocer o establecer la misión, visión y estrategia de la organización.
  • Diseñar y establecer el mapa estratégico de la organización o del departamento, alineado con la estrategia de la organización.
  • Determinar los objetivos relevantes derivados del mapa estratégico.
  • Diseñar e implementar los KPI de cada objetivo relevante y sus rangos.
  • Diseñar un sistema visual adecuado para mostrar los KPI.

Pero el verdadero poder de un Cuadro de Mando Integral es cuando pasa de ser un sistema de indicadores a todo un sistema de gestión, lo que le permite:

  • Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre ella.
  • Comunicar la estrategia a toda la organización.
  • Alinear los objetivos personales y departamentales con la estrategia.
  • Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los presupuestos anuales.
  • Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.
  • Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas.
  • Obtener feedback para aprender sobre la estrategia y mejorarla.

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