¿Cómo gestionar de forma ágil las convocatorias de vigilancia de la salud a través de un software?

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La vigilancia de la salud de los trabajadores es uno de los pilares fundamentales entorno a los cuales gira la actividad preventiva, garantizando el control y seguimiento de la repercusión de las condiciones de trabajo sobre la salud de la población trabajadora y la aptitud médica de los empleados en ciertas condiciones laborales. Nadie discute la importancia, los beneficios y las ventajas de tener un buen plan de vigilancia de la salud para una empresa, pero la forma en que la gestionamos se vuelve, en muchos casos, en una ardua e ineficaz tarea. Este aspecto se agudiza en aquellas empresas con gran número de empleados, diferentes centros médicos disponibles, turnos laborales incompatibles con los horarios convencionales, etc. Todos estos ítems tienen unas consecuencias que ponen en riesgo la buena práctica en materia de vigilancia de la salud individual (montañas de papeles de aceptación/renuncia, pérdida de datos, dificultad en la programación de citas compatibles con los horarios laborales…), haciendo necesario desarrollar alternativas que mitiguen la carga pesada de los reconocimientos médicos y permitan una mayor autogestión digitalizada.

La solución a estos problemas viene por una herramienta informática que nos ayude a gestionar todo el proceso, desde que se convoca un reconocimiento médico hasta que se da el apto médico al empleado, con procesos digitalizados, aumentando la autonomía del trabajador, reduciendo tiempos, costes y con planificaciones actualizadas a tiempo real.

¿Qué elementos son clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual?

Agendas médicas flexibles.

A menudo, los periodos de vigilancia de la salud individual se disgregan en convocatorias más acotadas según la operativa de puestos, turnos rotacionales, cargos o aptitudes especiales… Cada una de estas convocatorias debe permitir hacer una selección personalizada de los empleados con citas independientes, englobadas en una agenda única a nivel de empresa que permita compatibilizar las citaciones en su conjunto.

Agendas multiempresariales. 

Puede ocurrir que la agenda médica global sea la de una empresa especializada en reconocimientos médicos. En este caso, la herramienta debe permitir compartir horarios a cada una de las empresas clientes, con visualización de la agenda y citación de los reconocimientos independiente y confidencialidad para cada una de ellas. Todos estos horarios se recogen en una agenda madre gestionada por la empresa especializada.

Control de las necesidades de reconocimiento médico.

Uno de los puntos más críticos de la gestión de la vigilancia de la salud individual es saber en todo momento el estado del proceso para cada empleado (¿quién ha aceptado la realización de un reconocimiento?, ¿quién lo ha rechazado?, ¿quiénes han asistido?…) con una dificultad añadida, que en la actualidad la mayoría de casos, el conocimiento de estos estados es diferido en el tiempo y, a veces, con muchos intermediarios. La herramienta elegida debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real.

Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos.

Eliminar el papel como medio transmisor de las aceptaciones o renuncias y las citaciones horarias entre empresa y trabajador es una prioridad. En la actualidad, la presencia del correo electrónico está a la orden del día y permite un trabajo ágil, personal y confidencial. Aún así, no se debe pensar que la mayoría sigue estos procesos, por lo que el software deberá adaptarse a todos los escenarios posibles, incluso el de no existencia de correo electrónico por parte del trabajador. En este caso se deberá coger figuras de referencia que hagan de intermediarios, como por ejemplo supervisores.

Autonomía del trabajador.

El uso del correo electrónico permite que el propio trabajador elija sus prioridades en todo momento sin la dependencia directa del técnico encargado de las citaciones, ganando en autonomía y poder de decisión. Dotar de libertad al trabajador de citarse en el momento que a él le convenga y en el centro que él prefiera es un factor clave para que el empleado se sienta más participativo y con mayor poder de decisión.

Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos.

No debemos olvidar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario en la mayoría de los casos, por lo que antes de proceder a una citación a una convocatoria de vigilancia de la salud, el aplicativo debe mantener la decisión de la aceptación / renuncia por parte del empleado.

Adaptación de mensajes y contenidos.

Los mensajes y avisos de una empresa tienen un proceso previo de definición y consenso para adaptarse a una imagen corporativa, han de responder a unos objetivos, han de transmitir la información de forma clara y precisa y deben ser eficaces para necesidades especiales que se quieran difundir. Es por eso que la herramienta no debe imponer unos mensajes, sino que debe poder redactar contenidos personalizables para cada organización según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes (por ejemplo, las instrucciones previas a un reconocimiento (venir en ayunas de 8 horas, no beber líquidos en las dos horas anteriores…) o los textos de los correos de autocitación).

Trazabilidad de las citas.

La digitalización de los procesos y la eliminación del papel tiene un gran punto a favor, el registro de procesos. Permite tener la información sobre todas las acciones que se realizan, quién las efectúa y cuándo se producen y reduce el riesgo de la pérdida de información, tan común en la gestión con papel con el famoso “se habrá traspapelado”…

Adaptarse a los cambios.

El proceso de convocatoria para reconocimientos médicos es un proceso cambiante continuamente. El trabajador puede solicitar un cambio de cita, anularla o puede aceptarla en primera instancia y rechazarlo a posteriori, por lo que el aplicativo elegido debe poner facilidades al cambio y no entorpecer el correcto funcionamiento del resto de citas.

Conexión multiplataforma.

Existen organizaciones dónde la digitalización de ciertos procesos ya se ha iniciado a través de plataformas web, pero no se conectan con el resto de aplicaciones. El uso de una herramienta integrada no sólo supone implantarse en todos los campos de actuación sin digitalización previa, sino que debe poder compatibilizarse con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

En conclusión, la elección de un aplicativo que gestione la vigilancia de la salud pasará por encontrar soluciones que actúen sobre el método de intercambio de información entre empleado y empresa de forma rápida, segura y autogestionable, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

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1 comment

  1. MONTSERRAT CELADES CANUT

    MONTSERRAT CELADES CANUT

    Desde mi experiencia personal,puedo afirmar,que es un herramienta de trabajo efectiva,que ahorra tiempo y ayuda gestionar,en mi caso,unos 1500-2000 trabajadores.
    Felicito al equipo