Cómo digitalizar la información de riesgos a trabajadores

La digitalización de la información y de los procesos de gestión se ha convertido en imprescindible en nuestra era

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Una de las obligaciones para el empresario que fija la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, es la información a los trabajadores de los riesgos y medidas preventivas que le afectan. No en vano, en el art 18 de la citada ley, se expone:

…deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos

Y aquellos que nos dedicamos a la gestión de la prevención sabemos de las complicaciones que supone la distribución y actualización de esta información a los trabajadores.

Distribución tradicional

Tradicionalmente la generacion y distribución de esta información se ha venido realizando en formato papel. Entregando un dosier o ficha impresa con los riesgos y medidas del puesto de trabajo al trabajador. Y la justificación de dicha entrega se ha realizado mediante la rúbrica del trabajador sobre un justificante en papel.

En un primer proceso de digitalización se ha transformado el dosier o ficha en papel en un documento digital de lectura y consulta, en formatos no modificables como por ejemplo pdf. Y se ha pasado a un distribución mediante email. Pero esta pequeña transformación a digital no mejora la justificación de entrega, que se mantiene mediante el mismo sistema de rúbrica sobre papel.

Problemática

En principio la gestión tradicional supone una necesidad de gestión en papel y comporta la necesidad de disponer de espacio físico para archivar dicha documentación.

Pero además, son muchos los casos en que un mismo trabajador tiene más de un puesto de trabajo asignado con sus correspondientes riesgos. Con el funcionamiento tradicional de generar dosieres o fichas de riesgos por puestos de trabajo con distribución y justificación en papel, pueden multiplicarse la cantidad de papel y las necesidades de espacio para su archivado.

Cada vez está más implantada la polivalencia de los trabajadores para hacer frente a picos de demanda o imprevistos puntuales. Esa polivalencia se suele solucionar con la asignación de un mismo trabajador a varias tareas o puestos de trabajo. Y ese sistema también es uno de los motivos que puede agravar la problemática de la gestión tradicional

Aún aplicando una primera fase de digitalización, en casos de polivalencia la cantidad de documentación a generar puede ser importante. Y si el proceso de generación es manual, la cantidad de tiempo invertida puede ser muy elevada.

Solución de digitalización avanzada

Tal como ya expresamos en otros posts, buscando una solución a estos problemas llegamos a la necesidad de una digitalización más avanzada en la que se consigan las siguientes mejoras:

  • Pasar de generar la información de los riesgos por puesto de trabajo, a generarla de forma individualizada para cada trabajador. Con esto conseguimos que a un trabajador polivalente (asignado a varios puestos) solo se le tenga que dar una sola ficha, y un solo justificante de entrega. Con el consiguiente ahorro de tiempo en la generación y en la gestión.
  • Pasar de generar esa documentación de forma más o menos manual a generarla de forma automática. De modo que, en el momento que un trabajador quede asignado a un puesto o un conjunto de puesto, o en el momento en que su/s puesto/s presente/n variaciones, se genere el documento de información de los riesgos del trabajador de forma automática.
  • Distribución y entrega de los documentos de forma completamente digitalizada y automatizada. De este modo conseguimos que el documento o documentos en formato digital que se han generado de forma automática sea distribuido también de forma automática. En el momento que se detecta que existe o que hay una nueva versión del mismo, se procede al envío sin requerir intervención ni inversión de tiempo. Uno de los medios más habituales de realizar esta distribución es el correo electrónico, pero puede usarse cualquier otro medio digital de comunicación efectiva (sms, xats, mensajería instantánea, redes sociales, etc.)
  • Justificación digitalizada de la recepción de dicha información por parte del empleado, mediante un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital, de modo que esa justificación en digital se incorpore directamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral o a un gestor documental.

Conclusión

Toda esta transformación digital avanzada requiere de una aplicación informática específica que incorpore los sistemas que permitan estos procesos. Actualmente existen en el mercado muchas aplicaciones informáticas y algunas de ellas permiten llevar a cabo alguno de los procesos. Pero muy pocas, tienen todas estas funcionalidades incorporadas.

Por lo que a la hora de elegir una aplicación informática de gestión de la seguridad y salud laboral, por una parte debemos determinar si este proceso de digitalización es necesario para nuestra organización. Y en caso que así sea, debemos valorar qué aplicaciones o, en su defecto, qué conjunto de aplicaciones nos dan la mejor solución. Y si son varias, hay que ver cuál es la posibilidad de integrarse entre si.

Ventajas

Con la implantación de la solución de digitalización avanzada conseguimos un conjunto de ventajas que nos pueden ayudar a rentabilizar la inversión y en algunos casos con retornos a corto plazo:

  • Disminución del tiempo necesario para la generación de la información.
  • Reducción del tiempo invertido en la distribución de la información.
  • Disminución del tiempo requerido para la gestión de la justificación de recepción de la información.
  • Reducción del espacio físico de almacenaje de documentación en formato papel. O en su defecto, disminución de tiempo en escaneo y digitalización de la documentación papel.
  • Individualización de la documentación a cada empleado con un mayor cumplimiento legal de información al trabajador.
  • Mejora en la aceptación de la información por parte del empleado, ya que al ser personalizada y menos voluminosa propicia y da más facilidad a que sea revisada por parte del empleado.

 

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1 comment

  1. Muy interesante el post. La digitalización de la información en cualquier ámbito laboral es ya una realidad. A las empresas no les queda más remedio que adaptarse, y las que no lo hagan están abocadas a desaparecer. Un saludo.