Claves para la selección de una solución informática de Seguridad y Salud Laboral

El tiempo estimado de lectura es de 3 minutos

Este post es el primero de una serie de 4 que buscan describir el ciclo completo de adquisición, instalación, despliegue y explotación de una herramienta de gestión de la seguridad y salud laboral (SSL) en una empresa con la finalidad de optimizar y rentabilizar la actividad preventiva no sólo a nivel técnico sino también en la esfera social y de retorno económico de la inversión realizada.

En este post describiremos las consideraciones previas que el futuro usuario debe tener presentes y detallaremos qué posibles barreras puede encontrarse en este proceso, para que tenga oportunidad de anticiparse a ellas y definir estrategias que le ayuden a salvarlas.

Justificar la necesidad.

El primer paso para poder implementar este tipo de soluciones es justificar a la Dirección de la compañía la necesidad de su compra. Para conseguir éxito en esta fase es conveniente tener resueltos los puntos siguientes:

  • Implicación  de la Dirección de la organización en la gestión de SSL y liderazgo en la adquisición de este tipo de soluciones.
  • Evidenciar de manera objetiva del retorno de la inversión obtenida por la mejora de la gestión de SSL y la reducción de pérdidas directa / indirectas derivadas del uso.
  • Poder demostrar que esta solución ayuda al cumplimiento de requerimientos legales, técnicos y/o de compliance.
  • Explicar cómo la herramienta ayudará a dar cumplimiento a los objetivos de sostenibilidad.
  • Poner en valor que con la solución se podrá dar respuesta positiva a requerimientos de partes interesadas y valoración frente a terceros:
    • Aseguradoras
    • Inversores
    • Empresas externas (clientes y/o proveedores)

Evaluar la situación previa

Previamente a la búsqueda de un nuevo software de gestión de SSL, es conveniente evaluar una serie de consideraciones que tienen relevancia directa en logro del proyecto de implantación:

  • Existencia de sistemas de gestión previos. Pueden darse 3 situaciones que requieren enfoques diferentes en cada caso:
    • NO existencia de ninguna aplicación específica (sólo el 21% de grandes empresas usan herramientas específicas de gestión de SSL)
    • Uso de múltiples herramientas desarrolladas por terceros puntuales de gestión no conectadas entre sí.
    • Existencia de una plataforma integral y global desarrollada por un tercero de gestión de SSL.
  • Posibilidad de configuración de un equipo preparado para el éxito de la implantación de la herramienta. Para ello es importante considerar:
    • Disponibilidad de presupuesto suficiente para el proyecto en base a las expectativas de resultados que se esperan obtener.
    • Integración del área de IT en el proyecto
    • Implicación de un senior executive sponsor (Director General, Presidente, etc) en el proyecto.
    • Disponibilidad de staff para el mantenimiento del proyecto en el tiempo.

Anticipar barreras

Retos internos

El éxito en la implantación de una herramienta de gestión de SSL no está garantizado sólo por su adquisición e implantación técnica.

El líder encargado de su implementación y despliegue debe prever potenciales barreras que dificultarán su éxito para anticipar posibles soluciones:

Las primeras de estas barreras se pueden encontrar en la propia organización:

  • “si no hay un problema, ¿para que buscar una solución?”
  • Integración entre área de SSL (requerimientos funcionales) e IT (despliegue y requerimientos técnicos)
  • Dudas acerca de la inversión económica que se va a realizar.
  • Resistencia al cambio de los usuarios “expertos” en los sistemas vigentes.

Legados de otros sistemas

Amén de lo anterior, debemos considerar el histórico y la realidad de cada organización en relación a la implementación de sistemas en el pasado:

  • Existencia de un “mix” de múltiples soluciones.
  • Integración y reporting de databases de fuentes múltiples.
  • Disponibilidad de todas las funcionalidades necesarias para el usuario.
  • Interfaces y usabilidad de las herramientas.

La Gestión de las partes interesadas

Finalmente es preciso considerar la repercusión que la implantación de la herramienta puede tener en diferentes partes interesadas intra y extra organización:

  • Herramientas con visión “world wide”, no local. Lo cuál implica tener en consideración requerimientos de configuración informática locales, requisitos legales, idioma, etc.
  • Transformación digital de la organización Vs Digitalización de los procesos.
  • Soporte y atención post venta del suministrador.

En los siguientes artículos abordaremos los aspectos relativos a la instalación, despliegue y explotación de la solución.

Prevencontrol

PrevenControl es la firma especializada en seguridad y salud laboral que propone soluciones eficaces e innovadoras para la mejora del negocio y la reputación de sus clientes a través de la consultoría, el uso de la tecnología y la formación.
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