Claves para la selección de una solución informática de Seguridad y Salud Laboral (IV)

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Si hemos seguido las recomendaciones descritas en los post I, II o III anteriores, estaremos frente a nuestro ordenador listos para empezar a sacar el máximo partido del nuevo software seleccionado.

¿Qué hacemos ahora?

No es recomendable empezar a introducir datos de manera inmediata y esperar “a ver qué sale” una vez estén todos cargados en nuestra aplicación.

Daremos algunas indicaciones para conseguir que nuestra solución de gestión de la seguridad y salud nos aporte los beneficios que esperamos en términos de usabilidad, gestión y reporte de resultados.

Explotación de datos y reporte de indicadores

Podemos empezar por definir los datos clave. La herramienta debe optimizar la gestión preventiva del día a día y además ayudar a dar un salto cualitativo en relación a la explotación de datos y el reporte de nuestras conclusiones.

Debemos pensar la mejor manera de registrar:

  • Los datos de puestos de trabajo.
  • Los riesgos y las acciones correctivas o preventivas para su gestión posterior.
  • El contenido y finalidad de las visitas de seguridad.
  • Los tipos y vías de participación de los trabajadores.
  • Los protocolos de comunicación e intercambio de documentación con nuestros proveedores.
  • La metodología de notificación o investigación de los accidentes de trabajo.

Todo ello orientado a simplificar la gestión de nuestro sistema y automatizar la obtención de indicadores activos y reactivos, cualitativos y cuantitativos de nuestra gestión tales como:

  • Número, tipología y estado de acciones correctivas implantadas, en curso, o anuladas.
  • Grado de avance y eficacia de dichas medidas.
  • Participación e implicación de las personas integradas en la gestión preventiva a través de las tareas que tengan asignadas.
  • Grado de participación de los trabajadores u otras partes externas interesadas a partir del estudio de sus aportaciones al sistema.
  • Controles activos del sistema previstos y/o realizados, valoración cualitativa objetiva de la eficacia de cada auditoria, inspección o visita de seguridad.
  • Horas de formación previstas, realizadas o porcentaje de trabajadores formados
  • Porcentaje de documentación aportada por cada contrata y estado de la misma.
  • Índices tradicionales de siniestralidad actualizados en tiempo real y con posibilidad de evaluación por periodos temporales,

La disponibilidad de estos datos en soporte digital nos debe permitir la modificación de datos y la actualización de estos indicadores en tiempo real y sin necesidad de trabajos administrativos sin valor añadido adicional.

Si además podemos disponer de estos indicadores en formatos gráficos y fácilmente comprensibles, estaremos logrando que la gestión de nuestra actividad pueda tener una mayor visibilidad y repercusión en nuestra compañía.

Parametrización de alertas

Es importante también definir y parametrizar el sistema de alertas y avisos de nuestro sistema.

Cada organización tiene sus propios puntos críticos que desea monitorizar y controlar.

Si están bien definidas, la herramienta que usemos nos informará del estado de los elementos clave sobre los que debemos dedicar nuestra atención, tiempo y recursos.

Aspectos clave como pueden ser:

  • Asegurarnos que las nuevas incorporaciones disponen de la información de riesgos de sus puestos de forma inmediata, clara y con acuse de recibo
  • Mantener actualizada la formación periódica de los trabajadores.
  • Garantizar que las acciones correctivas se implantan en el plazo definido.
  • Realizar las inspecciones de seguridad con la periodicidad establecida.
  • Monitorizar la caducidad y reposición de equipos de protección individual.
  • Anticipar la caducidad de los registros facilitados por la contratas y mantener nuestra documentación de CAE actualizada en todo momento.
  • No dejar incidentes o accidentes sin investigar.

Quedarán controlados de manera eficaz, limitando la posibilidad de olvidos y consiguiendo que centremos nuestros esfuerzos y recursos en nuestros objetivos de gestión.

Cuando estas alertas lleguen a otras personas de la compañía y no solo a los técnicos de departamento de H&S, podremos conseguir la tan buscado (y pocas veces encontrado) integración real de la prevención.

En tal sentido, rigurosos estudios como Informe “Health & safety Risk at the workplace: a joint analysis of three major surveys” de la European Agency for Safety And Health at work ya describen la relación directa entre el compromiso y la representación de los trabajadores en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y el incremento significativo en la probabilidad de que una empresa implemente buenas prácticas preventivas.

Soporte y mantenimiento

Como colofón, sería conveniente contar con un servicio de soporte y mantenimiento debidamente dimensionado a nuestras necesidades.

El soporte debe ser accesible con los medios habituales de los que disponemos (correo electrónico o teléfono) y resolutivo  para responder las dudas acerca del funcionamiento del software.

Debe contar con un servicio de mantenimiento que garantice su funcionalidad y nos proporcione soluciones ágiles y rápidas cuando se produzca algún error o incidencia informática.

Debe incluir la mejora evolutiva de nuestra herramienta.

Así, tendremos la seguridad que nuestra solución crecerá con nosotros y se podrá adaptar a los cambios que vendrán en el futuro de la gestión preventiva.

Con este post se finaliza la serie de 4 que hemos dedicado a la propuesta de consejos y recomendaciones para la mejor selección, instalación y explotación posible de nuestra herramienta de gestión informática de seguridad y salud en el trabajo.

Prevencontrol

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