Claves para implantar con éxito la ISO 45001

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El pasado 25 de enero se aprobó, con casi un año de retraso, la nueva norma internacional de Sistemas de Gestión de la Salud y Seguridad Laboral, ISO 45001; que en España, y si no hay cambios de última hora, se llamará de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.  Así pues, el 15 de marzo saldrá publicada oficialmente en inglés, francés y español.  La traducción en español tiene la particularidad de que, debe poder entenderse y usarse en todos los países hispanohablantes. Esto siempre implica que habrá términos que nos “suenen raro” en España, pero que en los países LATAM son ampliamente aceptados y usados. Como el Comité de traducción ha estado trabajando a la par, esta vez no tendremos que esperar.

Ahora queda un camino por recorrer para las organizaciones que quieran implementar esta norma, para las que quieran integrarla con otras normas como la ISO 9001 o la ISO 14001, para las empresas que quieran migrar desde la OHSAS 18001 hasta la ISO 45001 y, finalmente, las que decidan certificar este sistema de gestión de la SST.

Cada uno de estos escenarios va a implicar un trabajo distinto, aunque todos ellos facilitados por la estructura de alto nivel (HLS) y la gestión por procesos de toda norma ISO nueva o revisada.

¿Por dónde empezamos?

Como dijo el Sombrerero Loco a Alicia: “Empieza por el principio y sigue hasta el final; allí te paras”.

Pero ¿cuál es el principio? La respuesta siempre es la misma: necesitamos saber el punto de partida para poder planificar la implantación a corto, medio y largo plazo. Por lo tanto, el principio es un buen análisis de la situación actual de la organización en relación con la seguridad y salud laboral.

Una manera sencilla de hacer este estudio es analizar requisito por requisito de la norma lo que la empresa ya tiene para dar cumplimiento al requisito en cuestión, y lo que le faltaría. En España, como en Europa, tenemos una extensa legislación en materia de prevención de riesgos de laborales. Esto facilita el poder dar cumplimiento pleno a una gran parte de los requisitos de la ISO 45001.

A pesar de muchos comentarios que hemos oído de organizaciones y empresas en el Comité español de la ISO 45001, sobre la dificultad de poder cumplir lo que dice la norma, desde nuestra experiencia el secreto es pensar que la norma se tiene que adaptar a las características de la organización donde se va a implantar y no al revés. Y ojo con la interpretación  del último párrafo del punto 1 “Objeto y campo de aplicación” que dice: “(…) no se podrá alegar conformidad con este documento a menos que todos sus requisitos se incorporen al sistema de gestión de la SST de una organización y se cumplan sin exclusión”.

Esto no significa que si no utilizamos equipos de protección individual (EPIs) necesitemos un procedimiento o instrucción para gestionarlos. O si no tenemos trabajos en altura, personal especialmente sensible, sustancias peligrosas, etc. necesitemos tenerlos contemplados en el sistema de gestión porque la norma lo cita en algunos de sus párrafos. El sentido común debe imperar siempre.

Así que realizaremos este análisis de requisitos junto con todas las partes pertinentes de la organización. Este no es un asunto del departamento o del personal de seguridad y salud. Ahora es un “asunto” que se alinea con la dirección estratégica de la organización,  con los objetivos del negocio y que está presente en todos los procesos, liderado por la alta dirección y apoyado por todas las personas de la organización.

El hecho de que haya desaparecido la figura de “Responsable/es del sistema de gestión” ha sido un gran avance hacia la integración de los requisitos de SST en todos los procesos del negocio y en cada persona de la organización. Cada uno a su nivel, tiene ahora su rol, su responsabilidad, su rendición de cuentas y su autoridad. Y es hora de que esto se explique bien, y se deje de amedrentar a las partes interesadas con que, “ahora tendrán más responsabilidades” a modo de amenaza, y se internalice por parte de todos que “mi seguridad y salud depende de mí, y no sólo de lo que otros velen por ella”. Ha llegado el momento de la madurez, la pubertad de la seguridad y salud ha durado 20 años en España. Tiempo suficiente para pasar a ser adultos.

Con los resultados de este informe se debe hacer un planning de implantación priorizando los requisitos básicos a corto plazo y luego a medio y largo plazo. Cuanto menos “verde” sale una empresa en este informe, más se acortan los tiempos de implantación.

Los requisitos básicos a corto plazo que debemos planificar son:

  • La comprensión de la organización y su contexto
  • Las necesidades y expectativas de las partes interesadas
  • La determinación del alcance del sistema de gestión de SST
  • Los procesos implicados y sus interacciones
  • El liderazgo y participación de los trabajadores
  • Las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
  • La política de SST
  • La definición de roles, responsabilidades y autoridad
  • El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
  • La gestión de la información documentada
  • La comprensión de los requisitos por parte de las personas de la organización
  • Los objetivos de mejora

A medio plazo estarían los requisitos de:

  • Comunicación interna y externa
  • Participación y consulta
  • Recursos, competencia y toma de conciencia
  • Establecer los controles operacionales
  • La gestión del cambio
  • La gestión de las compras y los proveedores
  • La preparación y respuesta ante emergencias
  • La evaluación del desempeño
  • La gestión de los incidentes y las no conformidades

A largo plazo:

  • La auditoría interna
  • La revisión por la dirección
  • La mejora continua del sistema de gestión de SST

Ejemplo de Planificación general y específica

 

¿En cuánto tiempo puedo implantar el sistema de gestión de SST?

Esta es la siguiente pregunta, por no decir, que muchas veces es la primera que hacen las empresas.

Para contestarla sin usar una bola de cristal de las buenas, hay que haber realizado los dos pasos anteriores y ya no tendrás que preguntar. Dispondrás de unos datos objetivos que, conjugados con la implicación de las personas de tu organización, con los medios que les facilites y la madurez de su sistema de gestión de la SST, harán que sea en más o menos tiempo. Aunque yo sigo diciendo que esta pregunta no es la adecuada. Denota cierta “prisa” y las prisas no son buenas consejeras, dice el refrán.

La pregunta correcta sería, ¿qué resultados voy a obtener?¿cuándo veré unos resultados objetivos y reales?. Los resultados los verás a medio plazo y sólo, si has planteado unos objetivos de mejora alcanzables, medibles y alineados con las necesidades reales de la organización. La otra “pata” de esta respuesta es haber creado un buen Cuadro de Mando con unos indicadores planteados “a priori”, cuando se definen los procesos y los objetivos. Si tratamos de montar un indicador cuando ya tenemos los datos, siempre es más complicado intentar tratarlos para obtener lo que queremos medir. Este es uno de los errores principales a la hora de plantear los sistemas de gestión.

En posteriores posts iremos desgranando como implantar los requisitos más novedosos de la ISO 45001.

Prevencontrol

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6 comentarios

  1. José Dávila

    En realidad será materia de una lectura detallada y analizada luego vendrá el soporte legal, el proceso de aplicación e implementación de la ISO

    • Sonia

      Sonia

      Muchas gracias por tu comentario Rafael. Toda las ISO nuevas o revisadas llevan en su nueva filosofía la plena integración de los sistemas de gestión y su alineación con el resto de procesos del negocio.
      Un cordial saludo

  2. Dora Castañeda Wise

    La ley en un pais prima sobre una ISO, en este caso la 45001?

    • Sonia

      Sonia

      Estimada Dora,
      La legislación aplicable en cada país siempre está por encima del cumplimiento a cualquier norma internacional. La norma es de carácter voluntario, la legislación no. Pero esto no ocasiona ninguna incompatibilidad pues la ISO 45001 es un sistema de mejora continua. Imagina que en un país los equipos de protección individual se los debe comprar el propio trabajador. Si una empresa tiene implantada la OHSAS o la ISO 45001, podrá establecer como oportunidad de mejora el facilitar a los trabajadores los EPIs para un mejor desempeño en SST en su puesto de trabajo.
      Espero haberte ayudado.
      Un cordial saludo!

  3. Daniel Ricardo Campuzano Bolaños

    Distinguida Licenciada:
    (Desde La Paz, Bolivia)
    En realidad ya no es un requisito el REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN, sin embargo en la mayoría de empresa que conozco sí han nombrado al RESPONSABLE DEL SGC. Justamente porque es necesario contar con alguien que administre (pero que no acapare) el sistema de gestión.
    Muy bueno el artículo.
    Atte.
    Daniel Campuzano B.



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