Claves para la selección de una solución informática de Seguridad y Salud Laboral (III)

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En esta tercera edición y siguiendo la línea del segundo post de esta serie,  ofreceremos unas recomendaciones para que, una vez realizada la compra, consigamos que la implantación de nuestra solución informática sea lo más eficaz y eficiente posible.

Conseguir la máxima eficacia y eficiencia en la implantación

Un proceso de puesta en marcha de un nuevo software de gestión de seguridad y salud laboral en una organización siempre es un reto estimulante tanto por los que han seleccionado la solución, como para los que están esperando utilizarla. Una buena aplicación informática puede suponer facilitar la vida a los responsables de SST, así como un gran impulso para la productividad y la buena gestión de la prevención corporativa. Se trata de un proceso de gestión del cambio en toda regla, donde trabajar el factor humano es fundamental. Sino se plantea bien, la implantación de este tipo software puede conducir al fracaso y el abandono de la solución. No son pocas las compañías que nos han comentado que no utilizan programarios que han adquirido y que están esperando a que se acaben de amortizar para optar por otro tipo de soluciones.

El 50% de las empresas que han implementado una solución informática de gestión están insatisfechas o muy insatisfechas, según un estudio publicado hace pocos meses por la consultora Panorama.

La implantación de un software de estas características es una maniobra delicada que conviene plantear bien desde el principio, tanto por el coste asociado como por su importancia estratégica.

Es por ello que os proponemos las siguientes acciones antes de comenzar a explotar nuestra solución de gestión de prevención de riesgos:

Implicación y compromiso: Es básico que la organización se implique mucho en el proceso de implantación ya que suele requerir una inversión elevada de tiempo.

Definir objetivos y alcance (responder al QUÉ)

  • Redactar objetivos realistas, medibles, claros y adaptados a la realidad de los recursos disponibles. Ser ambicioso está bien pero serlo demasiado nos puede conducir a la frustración.
  • Medir bien el alcance de nuestro proyecto. Establecer limite en relación a:
    • Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
    • Ámbito temporal (meses o fases)
    • Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificar responsables (responder al QUIÉN)

  • Líder del proyecto de implantación. Idealmente, un cargo directivo con una visión global de las necesidades del área y con conocimientos de nuevas tecnologías.
  • Interlocutores del proveedor de la solución, tanto en el área técnica, como en el ámbito de consultoría y de soporte.
  • Equipo implicado en la empresa para el despliegue de la herramienta.

Establecer canales y vías de comunicación (el CÓMO). Centralizar y regular la información y formalizarla de la manera que resulte más práctica para la empresa.

  • Cuenta de correo electrónico para centralizar dudas, aportaciones y/o comentarios.
  • Soluciones específicas para la gestión de incidencias (pueden ser aplicaciones de mercado (tipo Jira o similar) o una simple hoja de Excel).
  • Reuniones periódicas de seguimiento de la implantación a diferentes niveles, con contenidos concretos para cada nivel.
  • No es recomendable usar canales alternativos (tipo whatsapp o similares) puesto que dispersan la información y generan ineficiencias.

Describir hitos y criterios de éxito (responder al CÓMO EVALUAMOS). Utilizar las distintas fases de despliegue de la herramienta puede servir como guía de orientación para definir los hitos a alcanzar en cada fase del proyecto. Establecer desde el inicio los criterios de éxito nos dirá si nuestro proyecto sigue el camino correcto o nos estamos desviando.

Diseñar adecuados programas de formación. El proveedor debe analizar la realidad de cada cliente y  diseñar un programa de formación adaptado a sus necesidades y limitaciones.

El diseño de metodologías blended que combinen formación presencial y acciones “on line” responde muy bien a empresas con una alta dispersión geográfica de los futuros usuarios de la herramienta.

Además, focalizar los contenidos en los objetivos definidos es fundamental para conseguir una capacitación rápida y eficiente.

En tal sentido, centrar la formación en el desarrollo de casos prácticos y/o “pilotos” ayudará a que la curva de aprendizaje sea menor y su permanencia en el tiempo mayor.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados.

El conocimiento de la realidad del cliente y la experiencia del proveedor deben ser claves para identificar posibles barreras en el despliegue de la solución y anticipar su solución.

Ejemplos habituales de problemas que se pueden anticipar son:

  • Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
  • Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
  • Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
  • Falta de integración con los sistemas de la empresa
  • Proceso formativo inadecuado
  • Falta de seguimiento del proyecto

Es primordial adaptar la solución a la organización, con el compromiso de todo el personal y con un proceso formativo basado en la experiencia (modelo 70:20:10), y una implantación agile, que se ajuste de forma fácil , rápida y progresiva a los cambios que el negocio requiere.

Prevencontrol

PrevenControl es la firma especializada en seguridad y salud laboral que propone soluciones eficaces e innovadoras para la mejora del negocio y la reputación de sus clientes a través de la consultoría, el uso de la tecnología y la formación.
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