Claves para la selección de una solución informática de Seguridad y Salud Laboral (II)

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En el primer post de esta serie evaluamos las primeras claves para la selección de una solución informática de seguridad y salud laboral.

En esta segunda entrada, ofreceremos unas propuestas para aplicar en las fases de adquisición e instalación de nuestra solución.

En primer lugar es necesario trabajar en equipo con el área de nuevas tecnologías para que puedan ayudarnos a trasladar a un lenguaje técnico nuestras necesidades y así poderlas transformar en un conjunto de requerimientos que nos ayuden a filtrar entre las docenas de aplicaciones para la gestión de la seguridad y salud existentes en el mercado.

El área de IT nos ayudará a claríficar al menos los siguientes elementos:

¿Solución instalada en nuestro servidor (on premise) o en “la nube” (cloud)?

Gracias a los avances en comunicación, velocidad y en seguridad, la tendencia actual es que las aplicaciones de gestión estén en “la nube”. Salvo contadas excepciones, hoy en día tiene poco sentido no optar por una instalación cloud. Como vemos en el gráfico siguiente de McKinsey & Company, el mercado se decanta claramente hacia el cloud (en un 80%). Es curioso ver como en pocos años se ha invertido el gráfico, que en 2004 era totalmente al revés.

Optar por una solución cloud ahorrará costes de infraestructura, horas de trabajo y recursos humanos a los departamentos de sistemas, y principalmente permitirá dimensionar mejor los recursos económicos a la hora de afrontar la adquisición, a la par que evitará “hipotecarnos” en una solución concreta.

¿Deberá integrarse con otros sistemas informáticos de nuestra organización o será independiente y sólo vamos a alimentarla desde el área de Seguridad y Salud?

Uno de los factores clave para que la implantación de un software de SST sea un éxito es precisamente que se disponga de una integración de los distintos sistemas de la organización: ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, AX, etc), recursos humanos (Meta4, SAP Success factors, Workday, Cornerstone on demand, etc), GMAO, etc.

Ello simplificará el trabajo de mantener actualizada la base de datos de nuestra solución, ahorrará errores, horas de trabajo y recursos humanos al área de seguridad y salud, y facilitará su integración en el día a día.

¿La usaremos sobre el campo o sólo será una herramienta de despacho?

Emplear una solución de acceso universal permitirá una mayor versatilidad a nuestro trabajo. Actualmente, la información que manejamos los profesionales de seguridad y salud proviene de diferentes fuentes y se trabaja en múltiples formatos de dispositivos (ordenador, tableta, Smartphone y ya pronto otro tipo de wearables).

Según un reporte del año 2013 de la consultora Cornerstone on demand, el uso de los dispositivos móviles en el puesto de trabajo ya era de un 36%. En 2018 este porcentaje debe estar ya cerca del 50%. Por lo tanto no debemos optar por una solución informática que no disponga de versión para dispositivos móviles. El futuro es la movilidad, y las cosas pasan en campo.

¿Qué posibilidades de crecimiento y evolución tiene?

Las aplicaciones de gestión de prevención de riesgos más veteranas se programaron en lenguajes y códigos que en breve quedarán obsoletos, dificultando o haciendo imposible la evolución y mejora de estas herramientas. En nuestro campo, lo más viejo no siempre es lo mejor.

La integración de la información proporcionada por los “wearables” y la irrupción del “big data” en la gestión de la seguridad y salud sólo será posible en aquellas organizaciones que dispongan de sistemas preparados para ello.

En tal sentido, la transformación digital de las compañías y el uso masivo e inteligente de datos para la toma de decisiones marcará la diferencia entre empresas adaptadas a entornos VUCA y empresas ancladas en entornos tradicionales. Saber en qué tipo de ecosistema vive mi organización y hacia dónde se dirige será capital para el éxito de la implantación y explotación posterior de nuestra solución de gestión.

Evaluadas las condiciones técnicas, no podemos olvidar el aspecto funcional. ¿Cómo nos tiene que ayudar nuestra herramienta?

En general, la implantación de aplicaciones globales es más compleja y larga pero a medio y largo plazo ofrece mayor número de funcionalidades integradas.

Poder disponer de una herramienta útil para la identificación de riesgos y la definición de acciones preventivas y/o correctivas que se retroalimente de las auditorias de seguridad y/o los informes de investigación de accidentes, nos permitirá mantener la gestión del riesgo actualizada en tiempo real y casi sin esfuerzos administrativos adicionales.

Si además nuestra solución permite la definición de las necesidades de formación e información de los trabajadores y éstas se completan desde una plataforma de formación on line LMS, agradable, ergonómica e incluso divertida habremos avanzado mucho en la reducción de la carga de trabajo administrativa de nuestros profesionales de seguridad y salud.

Para ayudarnos en la selección de la solución más adecuada a nuestras necesidades, podemos elaborar una check list que guie en los puntos clave.

Una relación no exhaustiva de estos puntos a tener en cuenta incluirá:

  • Contamos con la implicación de la Dirección en la implantación de nuestra solución de SSL.
  • Contamos con los recursos económicos y humanos necesarios para llevarla a cabo.
  • Tenemos listadas las herramientas informáticas que se usan en la compañía y para qué sirven cada una de ellas.
  • Conocemos el grado de adherencia y satisfacción de los usuarios con éstas.
  • Tenemos información acerca de los casos de éxito y de fracaso de implantación de otras aplicaciones informáticas previos a nuestro proyecto
  • Hemos evaluado la predisposición de los futuros usuarios de nuestra solución de SSL para su despliegue y uso.
  • Nos hemos reunido con el área de nuevas tecnologías para expresarle nuestras necesidades y transformarlas en requisitos y, al menos, tenemos claro lo siguiente:
    • Solución global Vs. específica.
    • Integrable con otros sistemas Vs. independiente.
    • Con solución de movilidad Vs. de despacho.
    • Instalada en nuestro servidor Vs. instalada en “la nube”.
    • Capacidad de evolución y desarrollo.
    • Capacidad de análisis de datos y toma de decisiones.
  • Conocemos para qué queremos usar nuestra herramienta y por ello, buscamos una solución que permita:
    • Identificación de riesgos y definición y seguimiento de medidas.
    • Control activo del sistema con realización de auditorías.
    • Identificación y monitorización de las necesidades de formación de los trabajadores.
    • Gestión de la actividad de las contratas y subcontratas.
    • Investigación de accidentes e incidentes.
    • Generación, almacenamiento y trazabilidad documental.

En el siguiente artículo abordaremos las estrategias para conseguir una implantación eficaz de nuestra solución.

Prevencontrol

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