Coordinador de seguridad y salud: Aplicaciones prácticas y gratuitas para la gestión documental

El tiempo estimado de lectura es de 3 minutos

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La gestión y el control documental en la coordinación de seguridad y salud en obras de construcción es una tarea que aunque parece sencilla, a la práctica se vuelve tediosa. La falta de cierta documentación no permite la entrada o el trabajo en la obra a ciertos trabajadores o contratas enteras.

Dándole vueltas al asunto y con el fin de evitar demoras en los permisos de acceso o trabajo a alguna contrata o trabajador por no disponer de toda la documentación, que nunca gusta ni satisface a nadie, se me ocurrió combinar algunas herramientas y establecer un sistema que a mi personalmente me funciona muy bien y que no supone costes adicionales. Para ello solo se necesita un smartphone y algunas aplicaciones gratuitas.

Para empezar, substituí el envío de la documentación vía email, por una carpeta compartida de Dropbox, aplicación gratuita que a parte de facilitar la disponibilidad de la documentación de una forma más ágil, también permite poner a disposición de coordinador y contratas la documentación necesaria relacionada con la seguridad en la obra.

dropbox app

El uso del smartphone me permite tener acceso a toda esa documentación de una forma inmediata, fácil y ordenada (a partir de la creación de diversas carpetas) mediante la app de dropbox, que funciona con los principales tipos de smartphones (iPhone y Android). De modo que a pie de obra puedo revisar la documentación requerida y tomar las decisiones convenientes, evitando demoras en el acceso a trabajadores o subcontratas.

Pero como además es importante transmitir a los implicados las anotaciones en el libro de incidencias y de otra información que el coordinador de seguridad y salud pone a disposición de las contratas o la propiedad, también uso dropbox para compartir esa documentación. De modo que en la carpeta compartida incluyo las actas de aprobación de planes, las instrucciones de seguridad, las actas del libro de incidencias, etc.

Con el teléfono puedo realizar fotos y compartirlas con la app de dropbox para que, de forma inmediata, estén a disposición de las partes. Y en caso de documentación escrita a pie de obra (actas, anotaciones en el libro, instrucciones, etc) decidí usar una aplicación gratuita para teléfonos inteligentes con función de escáner, como es CamScanner, con versiones tanto para iPhone como para Android.

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Ello me permite escanear todo tipo de documentación y compartirla de forma inmediata en dropbox para informar a las diferentes partes (contratistas, subcontratistas, propiedad, etc). Desde esta aplicación se pueden retocar las imágenes escaneadas, generar pdf y subirlas a dropbox en muy pocos pasos y prácticamente en el acto.

Por otra parte para la toma de datos y seguimiento de deficiencias, riesgos y medidas preventivas a tomar determinadas en las diferentes visitas de coordinación a la obra, en Prevencontrol también hemos desarrollado una herramienta muy útil. Se trata de Apptualize que permite una toma de datos completamente personalizada, en movilidad, con funciones de geolocalización y disponible para cualquier dispositivo móvil (smartphone, tablet, etc.). En otro post os explicaremos con más detalle las características y utilidades de esta herramienta.

Espero que esta simple conjunción de ideas y aplicaciones os ayuden en la gestión de la coordinación de seguridad y salud en las obras como me está ayudando a mi. Ahora lo que faltarán serán obras 😉

Prevencontrol

PrevenControl es la firma especializada en seguridad y salud laboral que propone soluciones eficaces e innovadoras para la mejora del negocio y la reputación de sus clientes a través de la consultoría, el uso de la tecnología y la formación.
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4 comentarios

  1. Oscar Roijals

    Oscar Roijals

    ¡Qué bien te los has montado, Joan! La verdad, una idea muy práctica. ¡Felicidades!

  2. Oscar Hidalgo

    Muy interesante, felicitaciones.

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