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Cierto es que hoy en día es grande la oferta disponible en el mercado de empresas de máquinas expendedoras o instalaciones de vending que a través del desarrollo de software específico permiten la gestión integral del stock de EPIs.

No es el cometido del presente post hacer una comparativa entre éstas ni valorar cuáles pueden ser las más bien posicionadas en el mercado sino dar a conocer las ventajas que en general pueden proporcionar a las empresas que se decidan a invertir en este modelo, haciéndolo desde un punto de vista independiente.

La gestión de los epis mediante este sistema permite, después de un periodo de consolidación más o menos largo, garantizar la entrega del producto al trabajador de una forma automatizada así como un control exhaustivo de los consumibles. De esta manera se optimiza su consumo llegando a un ahorro importante en el gasto de EPI’s.

Un sistema ‘vending’ de suministro de epis requiere por parte de la empresa y su proveedor de un estudio pormenorizado de las necesidades de la compañía, debiéndose definir perfectamente los epis necesarios para cada puesto de trabajo y, por consiguiente, que epis va a poder tener disponibles cada trabajador. Por otro lado,  debe también seleccionarse el tipo de máquina/s adecuada/s para el tipo de epis a abastecer (número de referencias distintas, capacidades, forma o tamaño de los epis, etc). También será importante en fase de estudio conocer la capacidad del proveedor de proporcionar a tiempo pactado los epis requeridos en todos los centros de trabajo disponibles de la empresa por igual y las reposiciones de material. Debe tenerse aquí especial cuidado en los epis muy específicos no disponibles en stock normalmente por los proveedores.

La implantación del sistema, aunque siempre existe un periodo de asimilación por parte de todos los actores (proveedor, trabajadores, responsable interno del sistema, etc), llega a consolidarse, generalmente con resultados satisfactorios a diferentes niveles:

Consumo

  • Según distintas fuentes consultadas, el consumo de epis se reduce de entre un 10 a un 20% respecto al sistema convencional de entrega, llegando las mas optimistas al 30%-40%. Si bien es cierto que a corto plazo puede sufrir un incremento por la facilidad en que los trabajadores pueden obtener los equipos, a medio-largo plazo el consumo se reduce ostensiblemente por el efecto del control estadístico personalizado que permite al sistema detectar abusos.
  • Se reduce el stock de epis, ya que sólo se compra lo que se consume. Esto es gracias a que el software que gestiona el sistema controla el inventario disponible haciendo que las reposiciones se produzcan con antelación a que se agoten.

Tiempo

  • El sistema permite un ahorro muy importante de tiempo tanto del trabajador que solicita los epis como de la persona que se los proporciona, pudiendo traducirse este ahorro de tiempo de los empleados en un incremento en la productividad de los mismos. También debe tenerse en cuenta la eliminación de pedidos y las recepciones ya que todo ello queda externalizado por la empresa proveedora contratada.

Cumplimiento legal

  • El hecho que la retirada de material exija un sistema de identificación personal (Tarjetas personales o PINs, por ejemplo), hace que cada trabajador tenga únicamente acceso a los epis que requiere por su puesto y que estas actuaciones queden registradas en un servidor en tiempo real, lo que garantiza el cumplimiento legal de la entrega y registro de epis por parte del empresario. Este registro automático también genera un ahorro de tiempo importante en la entrega del epi, un ahorro de papel y lo más importante, un control estadístico del gasto de epis por persona, sección, etc, permitiendo disponer de datos para promover o aplicar medidas de mejora posteriores.

Servicio

  • El hecho de no depender de personal interno específico que proporcione el material en la propia empresa o que el almacén pueda quedar cerrado en algún turno de trabajo, hace que haya una disponibilidad de los epis las 24h, muy importante para empresas con 4º o 5º turno o incluso en turnos de noche por ejemplo.

Debe indicarse, que un sistema como éste puede ser interesante a nivel coste/beneficio para empresas de sectores industriales, a partir de unos 200 empleados según nuestra experiencia.

Ejemplo de estudio de caso real en empresa minera. Fuente: http://www.vendingsolutions.co.za/

Ejemplo de caso real aplicado en empresa minera. Fuente: http://www.vendingsolutions.co.za/

Desde nuestro punto de vista, este sistema de entrega automatizado de epis es un paso hacia delante, dando solución a un problema importante de gestión a las empresas industriales de cierta envergadura, después de superados los lógicos costes iniciales generados por los ajustes de implantación del sistema como pueden ser la configuración y parametrización de las máquinas según necesidades, dar de alta a los usuarios, configuración de permisos, información a los usuarios, etc.

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